Kundenanfragen zeitsparend organisieren: 8 Tipps

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Kundenanfragen zeitsparend organisieren kann ein Hebel sein, durch den Sie Zeit sparen – und mehr Umsatz erzielen. 

Und – je einfacher Sie es für Kunden machen, mit Ihnen einen Termin zu vereinbaren oder in Kontakt zu treten, umso besser.

Das gilt umso mehr, wenn Sie mit Firmenkunden arbeiten, also im B2B, worum es auf dieser Webseite geht. 

Falls Sie sich also gerade fragen, wo Sie starten können, um Anfragen von Kunden effizient zu bearbeiten, hier unsere Tipps.

Kundenanfragen zeitsparend organisieren: Der Startpunkt. 

Wenn Sie, so wie ich, erst angestellt waren, ist unser Umgang mit Zeit eher entspannt. Klar, wir kennen Zeitdruck. Aber in vielen Organisationen lautet die Devise: Die Dinge dauern, solange sie dauern.

Das gilt für Meetings, die keine Agenda (oder einen festen Zeitrahmen) haben. Oder für Projekte, die schonmal ein Vielfaches der Zeit benötigten, als geplant. 

Doch Zeit ist unsere wichtigste Ressource.

Wir können mehr Geld verdienen. Doch wenn der Zeiger der Uhr vorgerückt ist, können wir ihn nicht mehr zurückbewegen.

Wann immer Sie sich also fragen: Wie kann ich hier Zeit sparen?, ist das eine gute Sache. 

Was Anfragen von Kunden mit Systemen zu tun haben. 

Wenn ich Kundenanfragen systematisiere, hilft mir das dabei, Zeit zu sparen. Aber was ist ein System eigentlich?

Als System (altgriechisch sýstēma „aus mehreren Einzelteilen zusammengesetztes Ganzes“) wird etwas bezeichnet, dessen Struktur aus verschiedenen Komponenten mit unterschiedlichen Eigenschaften besteht, die aufgrund bestimmter geordneter und funktionaler Beziehungen untereinander als gemeinsames Ganzes betrachtet werden (können) und so von anderem abgrenzbar sind. (Quelle: Wikipedia.)

Sie könnten auch sagen: Systeme sind bestimmte Abläufe, von denen ich als Business-Inhaber sage: So machen wir das ab jetzt, weil es sinnvoll ist. 

Ein Beispiel: 

Das Schreiben von Blogartikeln besteht aus einer Vielzahl von Einzel-Aufgaben, die jede für sich existieren kann. Dazu gehört Recherche, das Erstellen eines Outline, das Schreiben der Überschrift, das Schreiben der Unterüberschriften. 

Du kannst es aber auch in ein größeres Ganzes stellen, wo beispielsweise das Einfügen in WordPress beinhaltet ist. Das wiederum bedingt das Suchen von geeigneten Bildern, SEO, evtl. passendes Zusatzmaterial suchen (Video, Charts etc.). 

Systeme können sehr viel bringen: Mehr Geschwindigkeit, mehr Sicherheit, bessere Qualität und in der Folge mehr Umsatz. Insbesondere dann, wenn Sie sie als Grundlage für das Outsourcing von Arbeit verwenden.

Selbst mit Mini-Systemen können Sie viel bewirken. Wollen Sie mehr Wasser trinken, stellen Sie sich jeden Morgen eine Flasche Wasser an den Arbeitsplatz.

Systeme erleichtern Ihnen Arbeit, weil sie die Entscheidung über das Vorgehen abnehmen.

Hier Tipps, wie Sie zukünftig alle Ihre Kundenanfragen zeitsparend organisieren:

#1 – Informationen.

Wenn Sie feststellen, dass Sie immer wieder dieselben Fragen erhalten, ist dieser Punkt für Sie wichtig …

Vor einer Beauftragung oder vor dem Führen eines Strategiegesprächs wollen Kunden Informationen. Laut Google ist die Kaufentscheidung bis zu 60% gefallen, bevor sie einen Anbieter kontaktieren.

Das bedeutet, wenn Sie falsche oder zu wenig Informationen bereitstellen, kommen Sie nicht in die engere Wahl. Das erste, auf das Kunden treffen, ist Ihre Webseite.

Fangen Sie dort an.

Stellen Sie sicher, dass die Menschen, die Sie ansprechen wollen, finden, wonach sie suchen. Das sind allgemeine Informationen über Sie, die Sie auf der About-Seite hinterlegen können. (Hier ein Beispiel von uns.)

Das sind Informationen über Ihre Angebote, entweder in abstrakter Form bereitgestellt wie beispielsweise hier

Oder als komplette Beschreibung, beispielsweise auf einer Verkaufsseite. Mehr dazu hier: Angebotsseiten schreiben, die verkaufen: 10 wichtige Punkte.

Was Sie wählen, hängt von Ihrem Angebot ab.

Je nach Branche kann es sinnvoll sein, eine F&Q-Seite, also Frage- und Antwort-Seite anzulegen, wo Sie wichtige Informationen hinterlegen. Oder auch eine „Starten Sie hier-Seite“. Sie gibt einen Überblick darüber, was sie auf Ihrer Webseite finden. 

Und ganz nebenbei freut sich Google über diese Art der Darstellung 😉

#2 – Vorlagen & Templates.

Wenn Sie Schriftstücke (E-Mails etc.) haben, die immer wieder so oder in abgewandelter Form benötigt werden, ist dieser Punkt für Sie wichtig …

Im Kontakt mit Kunden tauchen immer wieder ähnliche oder dieselben Fragen auf. Und es kostet Zeit, diese Fragen zu beantworten und es reißt Sie aus der Arbeit heraus. Deshalb ist es eine gute Sache, sich Vorlagen zu erstellen. 

Beispiele:

  • Typische Anfragen per E-Mail und von der Webseite.
  • Regelmäßige Fragen zu Angeboten.
  • Preisanfragen, Kostenvoranschläge, Angebote.

Und so gehen Sie vor: 

Beobachten Sie zwei bis vier Wochen, welche ähnlich gearteten Fragen immer wieder kommen – und welche Antworten Sie geben. Notieren Sie diese Punkte in einem Dokument. 

Dann erstellen Sie Antworten. Das können E-Mail-Antworten sein. 

Sie können auch eine allgemeine Information für potenzielle Kunden erstellen. Beispielsweise, indem Sie eine Ressourcenseite erstellen, ähnlich wie dieser hier. Oder indem Sie dieses Papier als PDF an Interessenten versenden, beispielsweise vor einem Strategiegespräch. 

Sie können auch eine separate Seite auf Ihrer Webseite erstellen mit dem Titel: Typische Fragen … 

Der Punkt ist: Sie können viel Zeit sparen, wenn Sie hier kleine Systeme nutzen. Und ernsthaft interessierte Kunden wissen das zu schätzen. 

#3 – Kaufabsichten erkennen.

Wenn Sie immer wieder Strategie- oder Verkaufsgespräche führen, die nicht in einem Auftrag münden, ist dieser Punkt für Sie wichtig …

Nicht hinter jeder Anfrage steckt ein ernsthafter Kunde. Und das ist nicht ganz leicht nachzuvollziehen, denn man fragt sich automatisch: Warum sollte jemand eine Anfrage machen, wenn er oder sie nicht vorhat, zu kaufen. 

Dafür gibt es eine Reihe möglicher Gründe. Lesen Sie mehr hier dazu: Wann ist eine Kundenanfrage ernst gemeint? Sechs wertvolle Hinweise.

Wenn Sie noch am Anfang stehen, ist es normal, dass Sie häufiger mit Nicht-Kunden sprechen, als es Ihnen lieb ist. 

Zwei Dinge können Sie tun: 

Erstellen Sie eine Liste mit Kriterien, von denen Sie wissen (oder ahnen), dass es K.O. Kriterien für eine Zusammenarbeit sind. Lesen Sie hier mehr dazu: Zielkunden definieren: Wissen Sie, für wen Ihr Angebot nicht passt?

Stellen Sie Qualifizierungs-Fragen.

Qualifizierungs-Fragen sind ein erster Schritt zu einem System, mit dem Sie potenzielle Kunden identifizieren und dann mit diesen Menschen sprechen. Und zwar nachdem Sie geprüft haben, ob ein Gespräch wirklich sinnvoll ist. 

Denn das bringt nur unnötig Frust und Zeitverlust auf beiden Seiten. 

Dazu können Sie einen einfachen Fragebogen nutzen, der vor dem Gespräch versendet wird. 

In unserem kostenlosen Download finden Sie eine Beschreibung, wie Sie die richtigen Fragen für sich und Ihr Business formulieren können.

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#4 – Technik nutzen. 

Wenn Sie immer wieder Strategie- oder Verkaufsgespräche führen, ist dieser Punkt für Sie wichtig …

In manchen Branchen haben Sie nur wenige Kundenanfragen oder Strategiegespräche. In anderen wiederum sind es viele. Dann lohnt es sich, über Technik nachzudenken. 

Ein Beispiel für ein Tool zur Terminplanung und -koordination, mit dem Sie Kundenanfragen zeitsparend organisieren – und ggf. verschieben oder absagen können ist Calendly.

Es ist besonders nützlich, um Besprechungen ohne das Hin und Her von E-Mails zu planen. Calendly integriert sich in Ihren Kalender und kann Verfügbarkeiten automatisch abgleichen, um Konflikte zu vermeiden.

Ein Beispiel für ein Ticketsystem wäre hingegen Zendesk oder Freshdesk. Diese Systeme sind speziell dafür konzipiert, Kundenanfragen (Tickets) zu organisieren, zu priorisieren und zu bearbeiten. 

Bei mehr Kontakten kann auch ein CRM-System sinnvoll sein, beispielsweise wenn Sie selbst Kundenkontakte herstellen wollen. 

Und der Vollständigkeit halber nenne ich auch den Einsatz von Chatbots und künstlicher Intelligenz für einfache und wiederkehrende Anfragen. Dies kann die Antwortzeiten verkürzen und Mitarbeiter entlasten.

#5 – Kriterien setzen. 

Wenn Sie immer wieder in der Situation sind, dass Sie Dinge anbieten, die eigentlich nicht Ihr Kerngebiet sind (und die Sie nicht mögen), weil der Umsatz schwankt, ist dieser Punkt für Sie wichtig …

Ich verstehe Sie. 

Auch wenn wir nicht schlecht verdienen, ist es nicht leicht, Umsatzschwankungen auszuhalten. Denn unser Gehirn geht leicht in den Panik-Mode und stellt sich Fragen, wie: Was, wenn das noch lange anhält?

Was, wenn das so weiter geht? Was, wenn das nicht aufhört?

Und das Ergebnis ist problematisch, weil Angst uns noch weiter in Prokrastination oder Überforderung stürzt. 

Die Lösung liegt normalerweise nicht darin, vollkommen art-fremde Tätigkeiten anzunehmen. Das kann in Ausnahmefällen der Fall sein … ja. Von diesen Fällen ist hier jetzt nicht die Rede. 

Was können Sie tun?

Das Wichtigste ist es zu verstehen, welche saisonalen Schwankungen in Ihrer Branche normal sind. Und dann können Sie sich darauf einstellen. 

Wie machen Sie das? Hier mehr dazu: Die Angst vor dem Sommerloch.

Ganz grundsätzlich geht es darum, Ihre Aktivitäten so zu planen, dass eine Auslastung gleichmäßiger wird, weil Sie die Kunden systematischer gewinnen.

Dazu gehört auch zu verstehen, nach welchen Gesetzmäßigkeiten Kunden kaufen – und wie Sie das für sich einplanen können. 

Lesen Sie hier mehr dazu: Regelmäßig mehr Kunden gewinnen: Drei Arten Traffic, die Sie kennen sollten

Womöglich haben Ihre Umsatzschwankungen damit zu tun, dass Sie lediglich Ihren Fokus etwas verändern müssten. Ob das der Fall ist (und wohin Sie ihn verändern müssten), dazu gibt Ihnen unser kostenloses Business-Quizz Auskunft. 

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#6 – Anreize nutzen. 

Wenn Sie immer wieder feststellen, dass Kunden eigentlich wollen aber irgendwie zögerlich sind, ist dieser Punkt für Sie wichtig …

Auf den ersten Blick passt dieser Punkt vielleicht nicht zum Thema: Kundenanfragen zeitsparend organisieren. Doch bleiben Sie kurz bei mir. Denn ein wirklich gutes Angebot ist die Voraussetzung dafür, dass Kunden kaufen. 

Und WAS ein wirklich gutes Angebot ist, das entscheidet der Kunde. 

Deshalb ist der erste Schritt herauszufinden, WO die Probleme, Sorgen oder Herausforderungen sind, die Ihre Kunden haben. Lesen Sie mehr hier: Hilfe – wie bekomme ich mehr Kunden?

Nur wenn Sie diesen Teil verstehen, können Sie ein gutes Angebot erstellen. 

Warum zögern Kunden trotzdem?

Aus unterschiedlichen Gründen. Womöglich, weil sie etwas Vergleichbares gekauft haben, und es war eine Enttäuschung. Oder sie selbst haben nicht genug Zeit investiert und umgesetzt, damit es keine Enttäuschung wird. 

Vielleicht ist der Zeitpunkt gerade ungünstig, weil sie umziehen, sich trennen, heiraten, in Urlaub fahren …

Das bedeutet, die Gründe für das Zögern Ihres Kunden liegen nicht bei Ihnen. Hier mehr dazu: 

Warum zögern Kunden, die kaufen wollen? Sechs Gründe und die Lösungen

Unentschlossene Kunden: Vier Wege, wie Profis dabei vorgehen

Dennoch können Sie etwas tun, beispielsweise Anreize geben, hier mehr dazu: 

Damit Kunden mehr kaufen: 7 Tipps, wie Sie reizvolle Angebote machen

Wie kann ich mehr Kunden zum Abschluss bringen? 5 Tipps

#7 – Wert & Preis. 

Wenn Sie immer wieder feststellen, dass Kunden an Ihren Preisen mäkeln oder Sie Probleme haben, Ihre Preise zu sagen, ist dieser Punkt für Sie wichtig …

Dieser Punkt ist nicht leicht zu lösen. Denn – was ist der richtige Preis für ein Angebot?

Was ist zu niedrig und was ist zu hoch?

Grundsätzlich ist es nicht falsch, zu schauen, was Ihre Mitbewerber tun. Aber ginge es danach, müssten Mike & ich für unser größtes Programm das 5-fache verlangen. Und wir tun es nicht. 

Weil wir uns damit nicht wohlfühlen würden und weil die Frage ist: Bekommt der Kunde hier den Wert, den er bekommen will?

Was können Sie tun?

Starten Sie damit, eigene Geld-Themen zu entlarven, das ist oft leichter, als man denkt.

Beobachten Sie sich dabei, wie Sie kaufen. Wofür geben Sie leicht Geld aus? Wofür nicht? Was ist für Sie ein hoher Preis? Was ist gerechtfertigt? Dort können bereits aufschlussreiche Punkte auf Sie warten. 

Überdenken Sie das Thema Wert. 

Wert ist das, was wir Kunden geben, um ein Problem zu lösen. Je größer das Problem = je mehr es kostet, desto mehr Wert, wenn wir eine Lösung bieten. Lesen Sie hier mehr dazu: Kunden vom Wert eines Angebots überzeugen: Mit USP

Doch was, wenn Ihr Angebot KEIN Problem löst?

Das tut es immer, nur womöglich anders, als Sie denken. Lesen Sie hier mehr: Vermarktung eines Luxusangebot: Der Shift, der es erleichtert

Und das sind die beiden Eckpunkte, bei denen Sie ansetzen können, wenn das Thema Preis Ihnen immer wieder Kopfschmerzen bereitet. 

#8 – Nein sagen.

Wenn Sie sich regelmäßig überfordert fühlen, prokrastinieren oder sich fragen, wie Sie alles schaffen sollen ist dieser Punkt für Sie wichtig …

Ganz ehrlich? Ein erfolgreiches Business aufzubauen oder als Freelancer ein gut-gehendes Geschäft hat genauso viel mit Mindset zu tun, wie mit dem Wissen über Marketing & Verkauf. 

Denn die Dinge, die wir nicht tun sind oft wichtiger als die Dinge, die wir tun. 

Etwas abzulehnen gehört dazu. 

Wir müssen Nein sagen zu unangemessenen Bitten (oder Forderungen) von Kunden. Ohne uns dabei schlecht zu fühlen. 

Wir müssen Nein sagen zu Ablenkungen – und Prioritäten setzen. Ohne den Blick für das Wesentliche zu verlieren. 

Wir müssen Nein sagen zu vielen Wünschen, wollen wir die für uns wichtigen erreichen. 

Doch das gehört dazu, wenn wir etwas aufbauen wollen, das uns wichtig ist. Lesen Sie hier mehr dazu: Mindset als Business-Inhaber: Welches benötigen wir und wie bekommen wir es?

Zusammenfassung

Sie jonglieren als Selbständiger oder Freiberufler viele Bälle gleichzeitig. Kundenanfragen zeitsparend organisieren ist ein wichtiger Schritt hin zu weniger Stress. Auch wenn das im ersten Augenblick mehr Arbeit scheint.

Deshalb fragen Sie sich bei unseren acht Punkten: Welcher davon hätte auf Ihr Business den größten positiven Einfluss? Und dann starten Sie damit …

 

 

Und was könnten Sie jetzt tun? Lesen Sie …

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