Die richtigen Prioritäten setzen: 5 Tipps, wenn die Bedingungen nicht ideal sind

Mein größtes Problem ist, in der jetzigen Situation fokussiert zu bleiben. Meine Gedanken schweifen oft ab. Und ich lasse mich von der Vielzahl der Aufgaben überwältigen.

Ich bin unsicher, wie ich die richtigen Prioritäten setze. Oder wie ich aus der Menge der anstehenden Aufgaben die wichtigen auswähle. Es scheint so vieles in diese Kategorie zu fallen.

Und da spüre ich, wie mich zwischendrin Panik überfällt, das alles nicht zu schaffen. Mich da wieder auf die Spur zu setzen kostet mich sehr viel Energie, die ich oft einfach nicht habe. 

_____________________________________________________________

Danke für diese Frage. Ich bin sicher, vielen Business-Inhabern geht es so. Ich weiß nicht, ab ich darauf die perfekte Antwort habe, aber womöglich ein paar Tipps, wie es leichter wird. 

Unser Gehirn und unser Körper sind fähig, Dinge zu tun, die unglaublich sind. Meistens.

Oder, wie Kevin Dutton es ausdrückt: Unser Gehirn ist der komplexeste Computer der Welt – der sich zuweilen in das komplexeste Furzkissen verwandelt.

Doch die Mehrzahl der Business-Ratschläge ist für Situationen gemacht, in denen unser Gehirn eben nicht im Furzkissen-Modus ist, sondern reibungslos funktioniert

Und hier ist das Problem.

Gut möglich, dass Sie besonders und nicht alles „normal“ ist – was aktuell die Untertreibung des Jahrhunderts ist

Deshalb sind Sie Unternehmer. Nicht nur weil Sie sich weird gefühlt haben in der „normalen“ Berufswelt.

Ob wegen ADHS (wie in Mikes Fall) …

Oder HSP (wie in meinem Fall) …

Ob es Panik-Attacken sind …

Oder Depressionen …

Chronische Müdigkeit oder Morbus Crohn … und. So. Weiter.

Sie haben sich auch selbständig gemacht, weil es Ihren besonderen Lebensumständen besser entspricht.

Sie haben Fähigkeiten, die andere nicht haben, können schnell mentale Verknüpfungen herstellen und Dinge tun, die andere nicht können.

Aber wenn Sie es anstrengend finden, sich zu konzentrieren, Ihre Arbeit zu erledigen und mit einem Gefühl von Zuversicht einen Schritt nach dem anderen zu machen, benötigen Sie spezielle Lösungen.

Wie können Sie die richtigen Prioritäten setzen, wenn die Voraussetzungen schwieriger sind?

Als jemand für den Overwhelm startet, wenn er die Nachrichten anschaltet (das gilt auch für den Wetterbericht), bin ich extrem qualifiziert, darauf eine Antwort zu geben.

Vielleicht keine allumfassende.

Aber zumindest ein paar Tipps, die mir in den letzten Jahre geholfen haben, produktiv zu sein – und vorwärts zu kommen. Vielleicht ist das auch für Sie hilfreich.

Ein Hinweis: Einige der Tipps scheinen auf den 1. Blick mit dem Setzen der richtigen Prioritäten nicht so viel zu tun zu haben. Es scheinen eher Dinge, die das Momentum anschieben.

Und genau das sind sie auch, denn mit Momentum kommt Freude am Tun. Durch Freude am Tun mehr Produktivität.

Und. So. Weiter.

Wollen wir es versuchen?

Wunderbar …

1. Wählen Sie drei Dinge, die Sie früh als erstes erledigen

Womöglich rollen Sie gerade mit den Augen und denken: Großartig, wieder so ein Hinweis, der überall auftaucht, weil ihn einer vom anderen abschreibt. 

Ich verstehe Sie.

Doch ich sehe auch, dass viele Business-Inhaber denken, wenn ich nur drei Dinge schaffe, explodiert meine To-do Liste (und meine Firma) spätestens Ende der Woche. Denn alles darauf ist wichtig. 

Das ist verständlich.

Doch was dann passiert ist folgendes: Sie schauen auf ihre To-do Liste mit 10 bis 15 Punkten und Ihr Gehirn denkt: Keine Chance, dass zu erledigen. 

Und da Ihr Gehirn schlau ist (und Sie darauf hören, weil Sie schlau sind), denkt es weiter: Wenn es sowieso keinen Sinn macht, kann ich es auch gleich lassen.

Und die Tür zu Facebook ist mit hochoffizieller Erlaubnis weit geöffnet.

Wählen Sie jedoch drei Dinge, erledigen Sie drei Dinge. Check. Drei sind drei mehr als keins. Und Ihr Gehirn denkt sich: Geht doch … und es hat gar nicht so weh getan. Cool!

Und weil das so ist, will es weiter machen.

Und die nächsten drei Dinge von Ihrer Liste sind dran. Macht sechs Dinge ohne größeren Aufwand.

Schlaues Gehirn …

Ihr Key take-away

Wenn Sie drei Dinge von Ihrer Liste wählen, ist damit noch nicht sichergestellt, dass Sie die richtigen Prioritäten setzen. Doch Sie nutzen das Momentum eines neuen Tages für Aktivität.

Anstatt sich selbst aus dieser Aktivität herauszureden.

Denn genau das tut unser Gehirn, etwa fünf Sekunden nachdem Sie sich etwas (Neues) vornehmen. Die einzige Chance, die Sie haben, ist Aktivität.

Und noch etwas passiert bei drei Dingen: Die Zahl scheint so gering, dass Ihr Gehirn keine Sorge hat, dass Sie es schaffen.

Es vertraut Ihnen nämlich.

Und Sie kommen in Flow.

Unser Gehirn redet uns aus allem heraus, weil es zu gefährlich scheint.

2. Nutzen Sie Aufgaben-Container versus harte Deadlines

Wenn Sie besondere Bedingungen als Solo-Unternehmer haben, ist es wenig sinnvoll, für sich knochenharte Deadlines zu setzen.

Und das war eine Lektion, die ich schmerzhaft lernen musste.

Was für mich sehr viel besser funktioniert sind Aufgaben-Container. Ein Beispiel:

Sie wollen jede Woche einen Artikel für Ihre Webseite schreiben. Doch Sie fürchten, Ihre Energie reicht dazu nicht immer aus. Sie sind dazu fähig, ja. Sie mögen das Schreiben, ja.

Doch die Sache mit der Energie ist zuweilen eine Herausforderung.

Genau dabei hilft ein Aufgaben-Container. Sie können sich beispielsweise vier Blogartikel pro Monat vornehmen (oder was für Sie passt) anstatt einen pro Woche.

Und Sie haben mehr Flexibilität und weniger Druck.

Denn manche Artikel lassen sich leichter und schneller schreiben. Manche sind kürzer oder länger. Und manchmal küsst uns die Muse so, dass zwei Artikel in kürzester Zeit fertig sind.

Ihr Key take-away

Wir Menschen kommen selten weiter, wenn wir nicht irgendeine Form von Messlatte setzen. Nicht weil wir faul sind oder dumm, sondern weil die Dinge im Alltag leicht untergehen.

Doch Sie sind der Boss in Ihrem Leben. Und in Ihrer Firma. Sie können sich Dinge so flexibel vornehmen, wie es für Sie passt und dennoch Ihre Prioritäten im Auge behalten.

Nur weil andere es so machen, heißt noch lange nicht, dass Sie es so tun müssen.

Tun Sie, was für Sie passt.

3. Entscheiden Sie den Kampf Priorität gegen Unsicherheit für sich

Wollen Sie eine Firma aufbauen, gibt es eigentlich nur ein paar einfache Dinge, die man beherzigen muss. Nichts over the top, fancy, dramatisch, Problematisches.

Das ist die Kenntnis der Zielkunden.

Das Wissen, wo diese Menschen sich aufhalten.

Und welche Botschaft sie erreicht.

Klingt einfach? Ja. Und nein.

Denn dieses magische Marketing-Dreieck hat es in sich.

Und wenn wir auf eine Webseite schauen, die keine Kunden bringt, ist es immer eine dieser Komponenten (oder alle drei), die verbesserungswürdig ist.

Genau hier startet das Problem mit den Prioritäten.

Wir unterschätzen die Aufgabe, die wir gerade auf der Hand haben. Wir denken, wir könnten dieses oder jenes oder das schnell tun. Dann wird es anstrengend, weil es dann doch komplexer ist.

Und wir vermeiden es.

Oder tun es husch, husch. Das Ergebnis? Suboptimal im besten Fall. Und wir machen uns auf, die nächste Aktion [Kurs, Webseite, Webinar …] vorzubereiten.

Denn neu = neue Chance, oder?

Und der maligne Zyklus startet wieder.

Woher ich das weiß? Sie dürfen drei Mal raten und ich bin sicher, Sie liegen schon beim 1. Mal richtig 😉

Ihr Key take-away

Welche Prioritäten Sie als Business-Inhaber setzen müssen, ist nicht so schwer herauszufinden. Fragen Sie Ihren Coach. Oder fragen Sie Google.

Und falls Sie nicht weit gehen wollen, schauen Sie hier:

Der SUP – der Solo Unternehmer Plan für ein funktionierendes Business. Hier:

Businessaufbau leichter gestalten: Sechs Tipps Mari-Kondo-Style.

Und ganz Entschlossene schauen hier: Business Mastery Programm

Informationen sind nicht das Problem, wenn Sie unsicher sind was Ihre Prioritäten sind. Unsicherheit ist das Problem, wenn Sie nicht wissen, was Ihre Prioritäten sind.

Das ist verständlich.

Und ein Rezept für Desaster.

Hier ist der Grund: Auch wenn Ihnen jemand sagt, was der nächste Schritt ist, haben Sie keine Garantie, dass es auch für SIE genauso funktioniert.

Ihr Gehirn ist schlau. (Sie erinnern sich, Punkt Nr. 1).

Und es versucht Ihnen alles auszureden, was im mindesten nach Risiko riecht. Da schaut es lieber Katzenvideos. Besucht Facebook. Oder findet Gründe, warum etwas nicht geht.

Aber wenn Sie wissen, dass das passiert, sind Sie darauf vorbereitet und können sagen:

Hallo alte Freundin Unsicherheit, ich hatte dich erwartet!

Ich weiß, es gibt keine Garantie, dass das, was ich hier tue, sich in 3,5 Millionen neuen Kunden – oder Views auszahlen wird.

Und ich entscheide mich, es dennoch zu tun, weil es smart ist. 

Und was, wenn Sie es nicht tun?

Dann treffen Sie die Entscheidung gegen diese Aufgabe und legen die nächste fest. Nicht hin- und herspringen. Da liegt das Elend für vergeudete Arbeitswochen begraben.

Und für Frust.

Häufig verbirgt sich hinter der Unsicherheit, was die richtigen Prioritäten sind die Unsicherheit, ob etwas funktioniert. Nichts kann uns diese Garantie geben.

4. Denken Sie Projekt, versus: FIUE

FIUE steht für: Für immer und ewig.

Denn das ist es, was wir zuweilen denken und was das Potential für ein fulminantes Desaster hat. Denn nicht jedes FIUE ist es wert, für immer und ewig beibehalten zu werden.

Und was dann passiert ist ein Problem.

Wenn wir etwas schon länger tun, bekommt es automatisch eine gewisse Priorität. Obwohl es das womöglich nicht hat.

Denn wir haben uns daran gewöhnt. Obwohl es womöglich wenig zu unserem Business-Erfolg beiträgt oder uns mehr stresst, als wir es wahr haben wollen.

Für mich war es LinkedIn.

In unserem Business Coaching hieß es kollektiv LinkedIn MUSS gemacht werden. Für mich war es nur die neueste Sau, die durchs Marketing-Dorf getrieben wurde.

Dennoch dachte ich, ich muss es tun – und eröffnete: Ab sofort wird LinkedIn gemacht. 

Ich kann noch nicht einmal sagen, dass ich es hasse. Sorry LinkedIn, es liegt nicht an dir. Wahrscheinlich eher daran, dass ich mich mittlerweile mit Facebook wohlfühle.

Und dass andere Dinge für mich eine höhere Priorität haben und nachweislich funktionieren im Sinne erfolgreicher Kundengewinnung.

Ich hätte mir sehr viel Zeit und Energie erspart, hätte ich nicht gleich gesagt: LinkedIn FIUE. Sondern indem ich für vier Wochen geschaut hätte, ob das für uns eine geeignete Plattform ist.

Aber indem ich sagte: LinkedIn ist ein Muss! wurde es zur Priorität.

Und ich musste nicht nur ein Projekt abbrechen, sondern mir eingestehen, dass es von Anfang an nicht die richtige Entscheidung war.

Ihr Key take-away

Wollen Sie die richtigen Prioritäten setzen, klappt das sehr viel leichter, wenn Sie bei einem neuen Vorhaben nicht gleich sagen: So mache ich es jetzt für immer!

Denn Sie wissen nicht, ob es funktioniert. Oder ob es Ihnen leicht fällt und im Zuge dessen auch Freude macht.

Deshalb starten Sie mit einem Testballon. Wenn Sie schreiben wollen, machen Sie eine Artikelserie zu Ihrem Thema und verlinken Sie sie, beispielsweise wie in diesem „Starten Sie hier„.

Anstatt Bloggen zur Priorität zu machen.

Bevor Sie zum Podcaster werden, warum nicht eine Audio-Serie versuchen? Mit Themen, über die Sie schon geschrieben haben?

Und bevor Sie den neuen Online-Kurs launchen (und Monate Arbeit investieren), warum nicht ein Gratis-Webinar veranstalten und sehen, wie viele Menschen sich für das Thema anmelden?

Der Ein-Blatt-Business-Planer

Gewinnen Sie Klarheit und holen Sie sich die Kontrolle über Ihr Business zurück. Erhalten Sie ein simples Werkzeug, das Ihnen hilft, die richtigen Entscheidungen für Ihr Business zu treffen - und sie umzusetzen.

Planer herunterladen »

5. Eins nach dem anderen nach dem anderen

Was bedeutet „die richtigen Prioritäten setzen“ für Sie? Haben Sie sich das schon einmal gefragt?

Für viele Business-Inhaber ist es nicht nur die Frage, was zuerst getan werden muss. Es hat noch eine andere, weniger offensichtliche Bedeutung.

Und die kann das Thema so verwirrend machen.

Denn da geht es mehr darum, ein absolutes Rezept dafür zu haben, wie man sein Business führt. Im Sinne eines roten Faden. Und auch wenn es den gibt, ist er doch immer nur eine Empfehlung.

Dabei geht es auch so:

Von dem Rezept, die richtigen Prioritäten zu setzen, haben Sie bestimmt schon einmal gehört. Die Rede ist vom Eisenhower Prinzip.

Das Eisenhower-Prinzip ist eine Methode, Aufgaben in Kategorien einzuteilen, damit die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt werden.

Der Bezug auf Eisenhower geht auf eine Rede zurück, in der einen früheren Hochschulpräsidenten folgendermaßen zitierte: Ich habe zwei Arten von Problemen. Die dringenden und die wichtigen. Die wichtigen sind niemals dringend. Und die dringenden sind niemals wichtig.

(Siehe hierzu auch Wikipedia.)

Und hier ist die Krux bei den Aufgaben als Unternehmer.

Etwas wie Kenntnis bei den Zielkunden zu erlangen, ist eine wichtige Aufgabe. Doch sie ist nicht wirklich dringend im Sinne von: Sie muss heute erledigt werden. Komme, was da wolle.

Wenn ich jedoch einen neuen Online-Kurs erstelle und möchte eine gute Auslastung, ist die Dringlichkeit der Aufgaben eine andere.

Ich benötige eine Checkliste mit den Tätigkeiten.

Muss Abfolge und Dauer festlegen.

Und die Aufgaben Schritt für Schritt abarbeiten, wie es meine Deadline vorgibt.

Ich weiß, dass es nicht sinnvoll ist, in dieser Zeit andere Projekte zu starten, weil der Erfolg dadurch gefährdet wird.

Ist dieses Projekt erledigt: Voilà, Platz für neue Prioritäten.

Ihr Key take-away

Prioritäten zu setzen ist weniger schwer, als wir zuweilen denken. Oft ist es die Fähigkeit, zu den Dingen, die ich priorisiert habe, ja zu sagen.

Und die anderen für den Augenblick zu ignorieren.

Ja, es gibt Gründe, warum wir das nicht tun (siehe Punkt Nr. 3).

Und wir können es beim nächsten Mal besser machen. Denn darum geht es. Wir sehen etwas, wir lernen, wir sind smart. Und wir sind diejenigen, die in unserer Firma entscheiden, wie es geht.

Zusammenfassung

Wenn Sie sich fragen, wie Sie in Ihrem Business die richtigen Prioritäten setzen, ist das keine Kleinigkeit. Denn diese Frage kann einerseits durch knallharte Tipps beantwortet werden.

Und sie profitiert auch von einer philosophischen Betrachtung.

Letztlich geht es darum, dass wir als Unternehmer auf einer Reise sind. Dabei lernen wir, genau diese Entscheidung für unsere Firma zu treffen.

Und das ist ein Weg, der uns zuweilen länger vorkommt, als wir am Anfang dachten. Doch wenn wir den Weg als das Ziel betrachten, uns auf die Reise einlassen und es genießen, wird es sehr viel leichter.

Und was könnten Sie jetzt tun? Lesen Sie …

Unsicherheit als Selbständiger: Wenn sich die Schritte wie Blei anfühlen

Stress vermeiden: 8 Punkte, um mehr Leichtigkeit in Ihr Business zu holen

Meine Firma bekannter machen: Die 35 wirksamsten Strategien