Die richtigen Prioritäten setzen als Unternehmer: 7 Tipps für mehr Output
von
Andrea Lekies, zuletzt aktualisiert am 26. Oktober 2023
Die richtigen Prioritäten setzen ist keine große Sache. Eigentlich.
Doch unser Gehirn ist nicht nur der komplexeste Computer der Welt. Er kann sich leider in Bruchteilen von Sekunden in das komplexeste Furzkissen verwandeln, wie Kevin Dutton, Gehirnforscher, es ausdrückt.
Und betrachte ich meine eigenen Erfahrungen, passt der Ausdruck ganz fantastisch 😉
In diesem Artikel geht es also darum, wie wir unserem Gehirn mehr Raum dafür geben, seine Großartigkeit auch wirklich auszutoben.
Denn das ist das Problem bei den meisten Ratschlägen, was das Setzen von Prioritäten angeht. Sie gehen von einer idealen bis zumindest vernünftigen Ausgangssituation aus.
Und die haben wir eher selten …
Die richtigen Prioritäten setzen als Unternehmer: 7 Tipps für mehr (und besseren) Output
Wenn wir unser Business allein stemmen oder mit einem kleinen Team, vergessen wir oft eine Sache, wenn wir eine überwältigend lange To-Do Liste nicht bewältigen: Wir sind für alles zuständig.
Und das jederzeit.
Und diese Tatsache allein hat Auswirkungen auf uns und unseren Arbeits-Output.
Denn das Bewusstsein, dass die Räder stillstehen, wenn wir nicht perfekt auf der Höhe sind, kann uns so triggern, dass wir noch weniger fokussiert sind.
Wir haben Angst. Sie können es auch Beklemmung nennen.
Doch der Druck, den wir da spüren, trägt nicht dazu bei, dass wir sicher und entspannt die richtigen Prioritäten setzen – oder setzen können. Deshalb mutet unser erster Tipp wahrscheinlich kontraproduktiv an.
Tipp #1: Die richtige Wartung ist der erste Schritt.
Oft bemerken wir nicht, dass unsere Leistungsfähigkeit – oder besser, die unseres Gehirns – nachlässt. Der zuverlässigste Indikator ist, wenn Sie bemerken, dass Sie schon eine Weile auf Ihren Bildschirm starren, ohne gearbeitet zu haben.
Oder dass Sie lange Phasen haben, wo Sie Arbeiten aufschieben – und das eigentlich nicht von sich kennen.
Das bedeutet: Geben wir unserem Gehirn, was es braucht, arbeitet es besser. Und ein besser arbeitendes Gehirn kann bessere Prioritäten setzen.
Was hilft unserem Gehirn?
Pausen und Erholung.
Kreative Arbeit, wie das Schreiben von Artikeln, das Erstellen von Kursen, Workshops und Programmen, ist Hochleistungssport für unser Denkorgan.
Und auch die soziale Interaktion mit Kunden, Coaching, Training oder das Beantworten von Fragen kostet Energie. Deshalb sind Pausen wichtig. Und ich meine nicht nur den Feierabend und das Wochenende.
Wir sind leistungsfähiger, wenn wir nach unseren Arbeitseinheiten kürzere Pausen einlegen.
Das bekannte Nachmittagsloch, wo gar nichts mehr geht und wir wenig produktiv sind, können wir durch Pausen von fünf bis zehn Minuten weitgehend vermeiden.
(Oder Sie versuchen Yoga Nidra, dem nachgesagt wird, dass 10 Minuten einem 3-stündigen Mittagsschlaf entsprechen. Hören Sie mehr in diesem Podcast: Den Fokus verbessern: Tools von Dr. Andrew Huberman im Selbstversuch>>).
Ernährung und Flüssigkeit.
Ja, das ist nicht wirklich neu. Was wir essen, hat große Auswirkungen darauf, wie wir uns fühlen. Ein Donut zum Frühstück macht uns eher schläfrig, als fokussiert.
Aber es gibt Lebensmittel, die unsere Gehirnfunktion besser unterstützen als andere. Beeren, fetter Fisch, Nüsse, sogar dunkle Schokolade, können unsere Denkleistung unterstützen.
Und eine Sache macht – zumindest mich – zuverlässig unkonzentriert.
Wenn ich vergesse, genug Wasser zu trinken. Weshalb ich zu einem einfachen Trick gegriffen habe: In unserem Bad steht ein Wasserglas, das ich bei jedem Besuch leere.
Bewegung und Sport.
- Sport kurbelt die Durchblutung im Gehirn an.
- Sport führt zu einer besseren Konzentration. Erfährt der präfrontale Cortex eine Auszeit durch Bewegung, so ist man danach konzentrierter, fokussierter und leistungsfähiger.
- Wer Sport treibt, erinnert sich besser! Regelmäßiger Sport vergrößert den Hippocampus, einen Teil des Gehirns, der mit für unser Erinnerungsvermögen zuständig ist. Durch die erhöhte Durchblutung des Gehirns beim Sport verändern sich die Botenstoffe im Gehirn. Diese führen unter anderem dazu, dass Wachstumsfaktoren ausgeschüttet werden. So entstehen neue Verknüpfungen im Gehirn, die auch die Denkleistung stabilisieren. Vor allem Koordinations- und Ausdauertraining eignen sich dazu, die Leistung des Gehirns aufrecht zu erhalten.
- Sport macht glücklich. Schon relativ kurze Trainingseinheiten von ca. 20 Minuten führen zu einer Ausschüttung von Glücksbotenstoffen im Gehirn. Wir werden glücklich.
(Quelle: Sport – Tut Bewegung unserem Gehirn gut? (klinik-sonnenschein-zwiesel.de)
Falls Sie ein Sportmuffel sind, hier die gute Nachricht: Sie müssen nicht stundenlang Hochleistungstraining betreiben, um von den Vorteilen von Sport für unser Gehirn zu profitieren.
Auch straffe Spaziergänge eignen sich prima.
Key Take-away.
Manchmal gönnen wir unserem Gehirn und Körper weniger Aufmerksamkeit und Wartung als unserem Auto. Gerade wenn die Zeiten nicht leicht sind, peitschen wir uns womöglich umso mehr – es muss ja weiter gehen.
Manchmal braucht es nur einen kleinen Anstoß, um wieder Back on track zu kommen.
Tipp #2: Das 5-Minuten Framework zur Priorisierung der wichtigsten Bereiche.
Wir arbeiten in allen wichtigen Bereichen unseres Business mit Frameworks. Also Abkürzungen bei regelmäßig anfallenden Aufgaben. Das untenstehende PDF ist ein solches Framework.
Es ist entstanden in der Zusammenarbeit mit Coaching-Klienten, weil immer wieder die Frage auftauchte: Wie setze ich die richtigen Prioritäten? Und wie falle ich nicht immer wieder auf BSO’s – Bright Shiny Objects – herein?
Also Dinge, die plötzlich so spannend sind, dass ich alle Pläne umwerfe, weil es gerade langweilig, schwierig, anstrengend wird …
Die fünf Triebkräfte helfen, unsere eigenen Ausreden zu erkennen. Und das ist in gewisser Weise normal, mehr dazu hier: Kunden machen keinen Fortschritt in der Zusammenarbeit, was tun?
So funktioniert es.
Legen Sie fest, wo sich Ihr Business bei den fünf Kräften befindet. Und fokussieren Sie sich mit den Maßnahmen auf den Bereich, der knallrot = nicht gut performt.
Ein Beispiel:
Sie wissen, Sie schließen nur eines von 10 Strategiegesprächen im Monat ab und Ihr Umsatz ist nicht da, wo er sein könnte (und Sie ihn gerne hätten). Alle anderen Bereiche sind besser aufgestellt als der Verkauf.
Hier ein paar Dinge, die Sie tun könnten:
- Lernen, wie Sie bessere Strategiegespräche führen.
- Die Schwachstellen in Ihrem Angebot ausmerzen. Und so weiter. Machen Sie so lange weiter, bis sich die Ergebnisse verbessert haben.
- Sind mehrere Bereiche knallrot, starten Sie mit einem.
- Hängen Sie das Framework gut sichtbar an Ihren Schreibtisch.
Wenn die grobe Richtung stimmt, also welcher Bereich eines Business den Fokus am dringendsten benötigt, fällt die weitere Planung leichter.
Key Take-away.
Wir sind keine Maschinen. Deshalb kann es immer wieder geschehen, dass wir Dinge tun, weil wir sie spannend finden, nicht weil wir sie tun sollten.
Wichtig ist nur, dass wir überwiegend an den Dingen arbeiten, die der Flaschenhals in unserem Business sind.
Sonst treten wir auf der Stelle.
Tipp #3: Die einfachste Maßnahme: Nein sagen.
Und bei der hilft Ihnen das ausgefüllte Framework immens.
Als Solo-Unternehmer neigen wir dazu, jede Gelegenheit oder jeden möglichen Auftrag anzunehmen, um unser Einkommen zu steigern. Und das ist nicht ganz falsch.
Doch mehr und mehr Aufgaben oder Projekte führen nicht automatisch zu mehr Einkommen.
Manchmal führt es nur zu Überlastung.
Dann ist es wichtig, die Aufgaben zu priorisieren, Sie Ihren langfristigen Business-Zielen näherbringen.
Hier mehr dazu: Drei Tipps, das nächste Level im Business leichter zu erreichen>>
Key Take-away.
Oft sind es gerade die Dinge, die wir nicht tun, durch die wir vorwärtskommen. Denn zu viele Ja’s sorgen für Verzettelung – und Überlastung.
Tipp #4: Wählen Sie drei Dinge, die Sie als erstes erledigen.
Sie schauen früh auf ihre To-do Liste mit 10 bis 15 Punkten und Ihr Gehirn denkt: Keine Chance, dass zu erledigen.
Und da Ihr Gehirn schlau ist (und Sie darauf hören, weil Sie schlau sind), denkt es weiter: Wenn es sowieso keinen Sinn macht, kann ich es auch gleich lassen.
Und die Tür zu Facebook oder TikTok ist weit geöffnet.
Wählen Sie jedoch drei Dinge, erledigen Sie drei Dinge. Check. Drei sind drei mehr als keins. Und Ihr Gehirn denkt sich: Geht doch … und es hat gar nicht weh getan. Cool!
Und weil das so ist, will es weiter machen.
Und die nächsten drei Dinge von Ihrer Liste sind dran. Macht sechs Dinge ohne größeren Aufwand.
Schlaues Gehirn …
Key Take-away.
Versuchen Sie es. Falls drei zu viel sind, wählen Sie eines.
Für unseren Kater sind die drei Dinge immer klar: Chillen, fressen, schmusen.
Tipp #5: Aufgaben-Container versus harte Deadlines.
Wenn Sie besondere Bedingungen als Solo-Unternehmer haben, ist es wenig sinnvoll, knochenharte Deadlines zu setzen. Was sind besondere Bedingungen? Die vergangenen drei Jahre beispielsweise.
Oder wenn Sie neurodivers sind. Wenn Sie akuten Stress haben. Oder wenn Sie an depressiven Verstimmungen leiden.
Wie machen Sie das? Ein Beispiel:
Sie wollen jede Woche einen Artikel für Ihre Webseite schreiben. Sie fürchten, Ihre Energie reicht dazu nicht immer aus. Sie sind dazu fähig, ja. Sie mögen das Schreiben, ja.
Doch Energie ist zuweilen eine Herausforderung.
Dabei hilft ein Aufgaben-Container. Sie können sich beispielsweise vier Blogartikel pro Monat vornehmen anstatt einen pro Woche. Und haben mehr Flexibilität und weniger Druck.
Denn manche Artikel lassen sich leichter und schneller schreiben. Manche sind kürzer oder länger. Und manchmal küsst uns die Muse so, dass zwei Artikel schnell fertig sind.
Key Take-away.
Sie können sich Dinge so flexibel vornehmen, wie es für Sie passt und dennoch Ihre Prioritäten im Auge behalten.
Tun Sie, was für Sie passt.
Tipp #6: Denken Sie Projekt, versus: FIUE
FIUE steht für: Für immer und ewig.
Denn das ist es, was wir zuweilen denken und was das Potential für ein fulminantes Desaster hat. Denn nicht jedes FIUE ist es wert, für immer und ewig beibehalten zu werden.
Wenn wir etwas schon länger tun, bekommt es automatisch eine gewisse Priorität. Obwohl es das womöglich nicht hat.
Denn wir haben uns daran gewöhnt. Obwohl es womöglich wenig zu unserem Business-Erfolg beiträgt oder uns mehr stresst, als wir es wahrhaben wollen.
Für mich war es LinkedIn.
In unserem Business Coaching hieß es kollektiv LinkedIn MUSS gemacht werden. Für mich war es nur die neueste Sau, die durchs Marketing-Dorf getrieben wurde.
Dennoch dachte ich, ich muss es tun – und eröffnete: Ab sofort wird LinkedIn gemacht. Ich kann noch nicht einmal sagen, dass ich es hasse. Sorry LinkedIn, es liegt nicht an dir.
Wahrscheinlich eher daran, dass andere Dinge eine höhere Priorität haben und nachweislich funktionieren im Sinne erfolgreicher Kundengewinnung.
Ich hätte mir sehr viel Zeit und Energie erspart, hätte ich nicht gleich gesagt: LinkedIn FIUE. Sondern indem ich für vier Wochen geschaut hätte, ob das für uns eine geeignete Plattform ist.
Key Take-away.
Wollen Sie die richtigen Prioritäten setzen, funktioniert das sehr viel leichter, wenn Sie bei einem neuen Vorhaben nicht gleich sagen: So mache ich es jetzt für immer!
Denn Sie wissen nicht, ob es funktioniert. Oder ob es Ihnen leichtfällt und im Zuge dessen auch Freude macht.
Deshalb starten Sie mit einem Testballon.
Der Ein-Blatt-Business-Planer
Gewinnen Sie Klarheit und holen Sie sich die Kontrolle über Ihr Business zurück. Erhalten Sie ein simples Werkzeug, das Ihnen hilft, die richtigen Entscheidungen für Ihr Business zu treffen - und sie umzusetzen.
Tipp #7: Eins nach dem anderen nach dem anderen.
Was bedeutet die richtigen Prioritäten setzen für Sie? Haben Sie sich das schon einmal gefragt? Für viele Business-Inhaber ist es nicht nur die Frage, was zuerst getan werden muss.
Es hat noch eine andere, weniger offensichtliche Bedeutung.
Und die kann das Thema so verwirrend machen.
Denn da geht es mehr darum, ein absolutes Rezept dafür zu haben, wie man sein Business führt. Im Sinne eines roten Faden. Und auch wenn es den gibt, ist er doch immer nur eine Empfehlung.
Dabei geht es auch so:
Von dem Rezept, die richtigen Prioritäten zu setzen, haben Sie bestimmt schon einmal gehört. Die Rede ist vom Eisenhower Prinzip.
Das Eisenhower-Prinzip ist eine Methode, Aufgaben in Kategorien einzuteilen, damit die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt werden.
Der Bezug auf Eisenhower geht auf eine Rede zurück, in der einen früheren Hochschulpräsidenten folgendermaßen zitierte: Ich habe zwei Arten von Problemen. Die dringenden und die wichtigen. Die wichtigen sind niemals dringend. Und die dringenden sind niemals wichtig.
(Siehe hierzu auch Wikipedia.)
Und hier ist die Krux bei den Aufgaben als Unternehmer.
Etwas wie Kenntnis bei den Zielkunden zu erlangen, ist eine wichtige Aufgabe. Doch sie ist nicht wirklich dringend im Sinne von: Sie muss heute erledigt werden. Komme, was da wolle.
Wenn ich jedoch einen neuen Online-Kurs erstelle und möchte eine gute Auslastung, ist die Dringlichkeit der Aufgaben eine andere.
Ich benötige eine Checkliste mit den Tätigkeiten.
Muss Abfolge und Dauer festlegen.
Und die Aufgaben Schritt für Schritt abarbeiten, wie es meine Deadline vorgibt.
Ich weiß, dass es nicht sinnvoll ist, in dieser Zeit andere Projekte zu starten, weil der Erfolg dadurch gefährdet wird.
Ist dieses Projekt erledigt: Voilà, Platz für neue Prioritäten.
Key Take-away.
Prioritäten zu setzen ist weniger schwer, als wir zuweilen denken. Oft ist es die Fähigkeit, zu den Dingen, die ich priorisiert habe, ja zu sagen.
Und die anderen für den Augenblick zu ignorieren.
Zusammenfassung
Wenn Sie sich fragen, wie Sie in Ihrem Business die richtigen Prioritäten setzen, ist das keine Kleinigkeit. Die Frage kann durch beinharte Tipps beantwortet werden.
Es gibt eine schier unendliche Fülle an Tipps dazu.
Doch die – vollständige – Antwort profitiert auch von einer philosophischen Betrachtung.
Denn entscheidend ist, was wollen Sie am Ende von Ihrem Business. Wie soll es aussehen, wenn es fertig ist?
Und was könnten Sie jetzt tun? Lesen Sie …
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