Überforderung als Solo Unternehmer: Vier Strategien

von , zuletzt aktualisiert am 22. Januar 2020

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Und darum geht es …

Das Gefühl von seinen Aufgaben erdrückt zu werden gehört zum Leben eines Solo-Unternehmers dazu, richtig?

Vielleicht. Es wird immer etwas geben, das wir in unserer Firma tun können.

Doch eine üppige To-Do-Liste zu haben oder sich konstant überlastet zu fühlen sind zwei verschiedene Paar (Unternehmer-) Schuhe. Gut möglich, dass Sie bereits festgestellt haben, dass Produktivitäts-Tipps und Tricks das Problem nicht wirklich lösen.

In diesem 40 minütigen Podcast nennen Mike und ich Ihnen die wirklichen Gründe, die zu dem Gefühl von Überlastung führen. (Es ist wahrscheinlich nicht, was Sie vermuten.)

Und wir zeigen unsere besten Strategien, wie Sie das Gefühl bekommen, die Fäden Ihres Geschäfts in der Hand zu halten.

 

Transkript des Podcast: Das Gefühl von Überforderung beenden

Andrea: Hallo und herzlich willkommen zum Passion&Profit Podcast. Mein Name ist Andrea Lekies, und zusammen mit unseren Gästen sprechen wir zu Small Business Inhabern über die praktischen Details, wie Sie Ihre Firma führen, Profit erwirtschaften, und mehr Freiheit genießen.

Alle 14 Tage beleuchten wir intensiv mit anderen Unternehmern, Themen wie Zeitmanagement, Marketingstrategien und Mindset. Unser Ziel ist es, Ihnen jedes Mal etwas Neues zu präsentieren, das Sie sofort anwenden können, damit Ihre Firma wächst.

Bei mir ist auch Mike als mein erster Studiogast.

Mike: Hallo auch von mir, und ich freue mich riesig über unseren ersten Podcast heute.

Andrea: Heute geht es um ein Thema, das Sie alle kennen. Alle, da bin ich mir absolut sicher. Vielleicht nicht 8 Stunden am Tag und 7 Tage die Woche, also rund um die Uhr, aber doch ziemlich oft. Und die Rede ist von Überforderung oder amerikanisch-englisch ‘Overwhelm’. Also diesem Gefühl, dass uns die Arbeit schlicht und ergreifend über den Kopf wächst, und zwar vollkommen egal, wie viele Stunden wir arbeiten.

Und zwar manchmal so sehr, dass wir uns direkt nach dem Aufstehen gleich wieder hinlegen wollen, oder gar nicht erst aufstehen. Es ist das Gefühl, dass, egal wie sehr wir uns anstrengen, wir überhaupt keine Chance haben, alle unsere Aufgaben auf unserer To-do-Liste erledigen zu können. Und sehr viel schlimmer, nicht das Gefühl zu haben, die Fäden unserer Firma wirklich in der Hand zu halten.

Und der Punkt ist, Tipps zu Produktivität gibt es im Netz ja genug. Bleibt die Frage, warum helfen diese Tipps nicht? Und wir beleuchten heute, was der eigentliche Grund für diese Überforderung ist, und was passieren muss, um das Gefühl von Kontrolle über seine Arbeit wieder zu erlangen. Und die Frage ist, warum können wir, also Mike und ich, dazu eine Menge sagen?

Mike: Das ist eine sehr gute Frage.

Andrea: Ja. Einer der Gründe ist, dass Mike ADHS hat. Und Mike, am besten, du sagst dazu selber was.

Mike: Ja, ich will jetzt hier an dieser Stelle gar nicht so tief darauf einsteigen, aber ein Aspekt bei ADS ist halt, dass die Grenze zwischen gähnender Langeweile und zwischen Überforderung, die fast schon an Panik grenzt, extrem schmal ist. Das heißt, in einem Moment fühlt man sich, “Öööaaah, was habe ich denn heute zu tun?”, und dann sucht man sich die ganzen Sachen raus, nur im nächsten Moment festzustellen: “Um Gottes Willen, wie soll ich das alles schaffen?”

Andrea: Im Klartext, ich komme ins Büro und der Tag ist gelaufen. Der Punkt ist, dass, als Unternehmer, wir extrem viele Ideen entwickeln müssen. Und ADHS hat den Vorteil, dass sehr viele Ideen immer im Kopf herumschwirren. Die Herausforderung als Unternehmer ist aber, dass keine dieser Ideen mir irgendetwas nützt, wenn ich sie nicht so umsetze, dass sie mir Geld bringen.

Mike: Genau das ist der Punkt, ja.

Andrea: Ja, nicht? Das ist der Punkt, und die meisten sagen: “Ja, wieso, das kenne ich doch auch, und ich habe kein ADS.” Ganz genau, das kennen Sie auch. Deshalb sind unsere Strategien, die wir im Laufe der Jahre erarbeitet haben – und Mike und ich arbeiten schon seit über 10 Jahren zusammen – eben ziemlich gut geeignet, sozusagen – wie nennen wir das immer? Die PS auf die Straße zu bringen.

Mike: Ganz genau.

Andrea: Und was wir Ihnen heute zeigen, sind 5 Bereiche, die Ihnen am schnellsten dabei helfen, das Gefühl von Überforderung zu beenden. Und wir machen das so, dass wir zuerst das Problem beleuchten, und dann nennen wir die Strategie, die dahinter steckt, und nennen natürlich konkrete Tipps, wie Sie vorgehen können.

Das Problem Nummer 1 lautet: Selbstzweifel.

Das heißt, Überforderung verbirgt sich immer hinter der Maske von Zweifel. Wir bezweifeln, dass wir einen Punkt auf unserer To-do-Liste tatsächlich tun können. Wir bezweifeln, dass wir smart genug sind. Wir zweifeln an unseren Kenntnissen, an unseren Fähigkeiten, und das ist insbesondere dann der Fall, wenn es sich um kreative Aufgaben handelt. Also wenn wir den Text für die Homepage schreiben sollen, den Text für einen Blogartikel, den Text für ein Angebot, et cetera. Wenn wir eine Idee für einen Podcast umsetzen sollen. Wenn technische Kenntnisse dann noch dazu kommen.

Das heißt, wenn etwas zu tun ist, dass erstens neu ist und zweitens sich relativ groß anfühlt – ich nenne das immer, “kriechen so Gremlins in uns hoch” auf beiden Seiten, und die sagen uns: “Du kannst das nicht, das ist zuviel, das ist zu schwer, das hast du noch nie gemacht.” Und die verhindern, dass so was wie Flow bei der Arbeit eintritt. Und wenn wir nicht in Flow kommen, dann passiert so was wie ein Pingpong in unserem Kopf. Das heißt, wir fragen uns immer wieder, während wir was getan haben: “Kannst du das? Ist das gut? Macht das Sinn?” Wir schreiben einen halben Satz, und wir korrigieren ihn.

Und solange wir denken, dass es nicht geht, kämpfen wir gegen dieses Gefühl an, dass es nicht geht, knicken irgendwie immer wieder ein, und der Kreislauf startet von vorne, das heißt, wir geraten nie in Flow, in einen Arbeitsflow. Und diesem Problem kann man mit ein paar einfachen Tricks tatsächlich beikommen.

Trick Nummer 1: Ihr nehmt einen einfachen Timer. Gibt einen ganz billigen bei Ikea, den kann man nehmen, und man kann auch einen aus dem Internet nehmen, und den stellt man auf ein bestimmtes Zeitintervall. Für Mike funktionieren – sag mal, was sind deine Zeitintervalle, in denen du arbeitest?

Mike: Also ich habe für mich eine Zeit lang experimentiert, und ich habe herausgefunden, dass für mich der optimale Sweet Spot so, ist 25 Minuten, was erstaunlicherweise auch konform geht mit der Pomodoro Technik, die ja sagt, stelle dir einen Timer auf 25 Minuten, und dann mache eine kurze Pause, und dann nimmst du die nächsten 25 Minuten.

Andrea: Okay.

Mike: Ja.

Andrea: Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht, die Zeitspanne etwas länger zu stellen für mich, also das liegt bei mir so zwischen 40 und 50 Minuten. Das kommt aber bei mir auch sehr stark von, oder hängt von den Aufgaben ab, die ich tue.

Mike: Ja, und wie sehr die Zeitspanne schwanken kann, mir fällt dazu ein, ein Beispiel von Eugene Schwarz, der Autor des Buches ‘Break for Advertising’ – der hat nämlich in 33-Minuten-Chunks gearbeitet. Also der hat herausgefunden, dass seine optimale Zeitspanne 33 Minuten sind.

Andrea: War das nicht so, dass der das sogar in Vorträgen gemacht hat und nach 33 Minuten einfach mal eine Pause einlegte und ging?

Mike: Das weiß ich nicht.

Andrea: Doch, ernsthaft! Ich habe was darüber gelesen! Und die Leute wussten es nicht und saßen da und fragten sich, ist das jetzt hier zu Ende?

Mike: Ja.

Andrea: Okay. In dieser Zeitspanne, die also man für sich selber festlegt, arbeitet man. Also Facebook kommt runter, kein Social Media, keine Benachrichtigungen, kein gar nichts. Telefon ist tabu, die Tür ist zu, und man arbeitet konzentriert an einer bestimmten Aufgabe. Und dann klingelt dieser Wecker, den Ton bitte nicht zu radikal einstellen, weil sonst wacht ihr aus dem Tiefschlaf, und dann macht man eine kurze Pause. Ich bevorzuge beispielsweise einfach mal in die Küche zu gehen, mir ein Glas Wasser zu holen, aufzustehen.

Mike: Irgendetwas anderes zu machen, ja. Auch so 2, 3 Minuten Meditation zwischendrin ist auch was Gutes, um runterzukommen und sich wieder neu zu sammeln. Was ich noch mache, damit die Zeit gut läuft ist, ich nehme mir einen Noise Cancelling Kopfhörer.

Andrea: Ah ja! Da kommst du mir fast zuvor. Ja, absolut.

Mike: Okay, Entschuldigung, das wusste ich nicht.

Andrea: Nein, nein, ist wunderbar. Nein, ist doch gut.

Mike: Also ich nehme mir einen Noise Cancelling Kopfhörer, also einen Kopfhörer, der Umgebungsgeräusche stark abschwächt. Da kann dann auch mal draußen ein Rasenmäher laufen, das fällt dann nicht mehr so ins Gewicht, und ich spiele mir dazu auch noch eine ruhige Hintergrundmusik ein. Ich bevorzuge dazu Naturgeräusche, wie zum Beispiel das Meeresrauschen oder ein verregneter Wald oder so etwas in diese Art und Weise. Und das stelle ich mir durchaus ein bisschen lauter, aber dann merke ich, ich fühle mich wie in so einer Raumkapsel, so komplett abgeschottet von der Umwelt, und wann immer ich das mache oder wann immer ich daran denke, das zu machen, merke ich, wie ich praktisch sehr schnell, innerhalb von 1, 2 Minuten, in diesen Flow komme, in diese Arbeit reinkomme.

Andrea: Absolut. Also ich denke, das mit der Raumkapsel trifft es schön. Interessanterweise, ich habe gerade gestern im Coaching mit einer Klienten darüber gesprochen, die mir gesagt hat, sie konnte sich überhaupt nicht vorstellen, dass das für sie geeignet ist, insbesondere nicht bei Musik zu arbeiten, und das ist natürlich eine spezielle Musik, die man dort benutzt.

Mike: Also umta, umta, umta …

Andrea: Ja, und Eminem, glaube ich, ist auch nicht so der Bringer bei der Arbeit. Das ist ein bisschen wie so eine meditative Musik. Und sie sagte mir, dass sie extreme Bursts von Produktivität damit erlebt hat. Ich möchte allerdings dazu sagen, diese Noise Cancelling Kopfhörer sind nicht ganz billig.

Mike: Ja. Man sollte da schon auf ein gutes Modell achten. Also Sennheiser und Bose, die bieten da die besten Modelle meiner Erfahrung an.

Andrea: Absolut. Ja. Also meine hat sich da den von Bose gekauft, hat ihn jetzt 2 Wochen getestet, ist super glücklich damit, und die kosten zwischen, ich glaube, 300 und 330 Euro. Der Punkt ist allerdings für mich folgender: Ich bin Unternehmerin, jede einzelne Stunde, die ich nicht arbeiten kann, ist ein Problem.

Mike: Genau.

Andrea: Und sogar für Menschen, die im Büro sind und nicht eine ideale Umgebung haben oder sprich, schallschutzgedämmte Wände, ist jeder Euro, den sie dadurch mehr verdienen, ist barer Umsatz. So sehen wir das. Jetzt ist die Frage, wie viele – erzähle aus deinen Erfahrungen mal, wie viele Zeitintervalle arbeitest du damit?

Mike: Das hängt stark von der Arbeit ab. Also es ist so, dass ich dort in der Regel 2, 3 dieser Intervalle hintereinander am Stück arbeite mit jeweils kurzen Pausen dazwischen, und dann mache ich eine etwas längere Pause. Es ist auch so, dass ich nicht den ganzen Tag die Kopfhörer aufhaben kann, weil irgendwann, ja, wird es halt warm an den Ohren, oder man hält irgendwann den Druck dann nicht mehr aus. Ich merke, dass, wenn ich so da zwischen 6 und 8 dieser Einheiten am Tag schaffe, ich schon extrem produktiv bin. Und genau das ist, glaube ich, auch das hier, worum es geht, dass man 2, 3 Stunden hochproduktiv arbeitet an Dingen, die tatsächlich Umsatz bringen, und damit halt schon ein ganzes Stück vorankommt. Ja, man muss nicht 8 Stunden am Stück arbeiten, um voranzukommen, oder produktiv arbeiten, um voranzukommen, das geht auch gar nicht.

Andrea: Absolut. Absolut. Ich mag daran ganz besonders, dass für mich dieser Zweifel, dieser Gremlin, der immer auf der Schulter sitzt, und zwar egal, wie oft man schon eine Sache gemacht hat, also diese Frage: Ist das gut genug? Dass die eben so lange unterbrochen wird, bis da etwas entstanden ist, dass dann aber soweit ist, dass man sagt: “Nein, das ist brauchbar, hier kann ich weiter machen.”

Mike: Ja. Für mich ist auch ein ganz wesentlicher Aspekt bei diesen Zeitintervallen, weil heute geht es ja auch um das Thema Überfrachtung. Wenn ich eine etwas größere oder schwierige Aufgabe vor mir habe, wie beispielsweise etwas zu schreiben, und du bist ja bei uns eher die Schreiberin, ja. Also das Schreiben ist nicht ganz so meine Hauptaufgabe, deshalb fällt mir das auch etwas schwieriger, da reinzukommen, aber wenn ich diese Kopfhörer mir aufsetze und sage, “25 Minuten mache ich das jetzt”, dann ist für mich auch im Gehirn die Schwelle so klein, dass ich jetzt nicht gleich einen ganzen Artikel rausfeuern muss, sondern dass es einfach nur darum geht, jetzt 25 Minuten zu schreiben. Und dann frage ich mich selber: “Schaffe ich das? Schaffe ich 25 Minuten hier was zu schreiben? Schaffe ich es, 25 Minuten mich an dieses Angebot zu setzen? Schaffe ich es, 25 Minuten diesen Webcast vorzubereiten?” Und die Antwort ist eigentlich immer “Ja.”

Und das Schöne ist ja daran, wenn ich dann einmal in dem Tun drin bin, das Gehirn akzeptiert ja nicht, dass wir etwas angefangen haben und es dann nicht fortsetzen, ja? Dann kommt der Rest von ganz alleine, und da fällt das Fortfahren ganz alleine, und mit der Arbeit da dran fallen auch diese Selbstzweifel weg, ja, weil man in diesen Flow kommt und sich eigentlich nur noch auf die Arbeit konzentriert, und alles andere wird ausgeblendet.

Andrea: Ja. Wir haben gleich noch einen Punkt, wo wir etwas mehr darauf eingehen, du erinnerst dich. Ich glaube, das, was du hier meinst, ist der Zeigarnik-Effekt, diese Geschichte, die, ja, die ganzen Shows auch benutzen, indem sie einen Cliffhanger einbauen, wo das Gehirn einfach das vervollständigen will.

Von mir noch eine Anmerkung: Das Interessanteste für mich war, als ich angefangen habe, mit dieser Technik zu arbeiten, zu sehen, wie schnell Zeit vergeht. Zeit ist das Wichtigste, was wir als Unternehmer haben, und die Schwierigkeit ist immer, dass wir sie optimal nutzen müssen. Und dadurch hat Zeit einen solchen Rahmen bekommen, dass ich meine Zeit sehr viel wertvoller schätze, und eben weniger verplempere.

Der zweite Punkt, der zu einem Gefühl von Overwhelm führt, heißt ‘mangelndes Wissen’

Und das müssen überhaupt keine Riesen-Dinge sein, die uns da lähmen können, das können ganz einfache Dinge sein, beispielsweise, wie schreibe ich eine sinnvolle Beschreibung auf meiner Homepage?

Und zwar so sinnvoll, dass sie die Kunden auch dazu bewegt, den nächsten Schritt zu machen. Und wir stellen uns dann hin und sagen: “Ja, das ist ja nur eine Kleinigkeit.” Ja, das sind vielleicht nur 5 Sätze, aber wir wissen auch instinktiv, die sind wichtig, das heißt, es ist keine Kleinigkeit. Und ich sollte ziemlich gut wissen, wie das geht, weil ich sonst nicht nur keine Kunden über meine Website gewinne, sondern die paar, die da draufgehen auch noch vergraule. Das heißt, es ist keine Kleinigkeit.

Und schlimmer wird es dann noch mit dem großen Thema als Solounternehmer. Also wenn wir nicht wissen, was die einzelnen Schritte sind, die wir irgendwo für gehen müssen, um zum Beispiel unser Geschäft erfolgreicher zu machen – was passiert? Wir sitzen da und tun nichts. Gar nichts. Wir sind gelähmt. Nicht wissen führt also zu nicht tun. Und manchmal ist das schlicht so, dass wir diesen Link nicht bekommen, zu sehen, hey, ich weiß das einfach nicht.

Wie oft passiert es, dass man sich überlastet fühlt, weil man ganz einfach nicht weiß, wie man eine bestimmte Aufgabe erledigen soll, und der einfachste Tipp dafür lautet: Wenn sich das Gefühl von Overwhelm, von Überlastung wieder meldet, sich zu fragen, welches Wissen fehlt mir an dieser Stelle? Beziehungsweise wer könnte es mir verschaffen? Übrigens ist das ein Teil, weshalb wir die Powerhouse Community, also die kommenden Monat auf Passion&Profit startet, dafür gemacht haben. Dort kann man rund um die Uhr mit Leuten sprechen, die solche Fragen schon einmal gestellt und natürlich auch für sich beantwortet haben.

Strategie Nummer 3, um Überlastung zu vermeiden, sind Baby Steps

Also das, was du gerade schon mal angedeutet hast mit den 25 Minuten, wo das Gehirn sagt: “Uaach, das ist doch witzig, das kann ich doch.” Und ihr kennt die Formulierung, dass die meisten Aufgaben auf einer To-do-Liste eigentlich überhaupt keine Aufgaben sind, sondern wirklich große Projekte. Und das verwechselt man unheimlich schnell. Ich sage mal spaßeshalber, selbst das Aufstellen eines Tannenbaums ist ein Projekt. Wo kaufe ich den? Wo stelle ich den hin? Wie schmücke ich den? Wann mache ich das? Und ein Projekt, das sich als Aufgabe maskiert, das führt ganz automatisch zu Overwhelm oder Überlastung.

Nehmen wir eine Aufgabe, die viele Unternehmer machen wollen oder tatsächlich machen müssen: Das Schreiben eines Newsletters. Das ist ganz klar ein Projekt. Ich muss mir ein Thema überlegen. Ich muss die Betreffzeile schreiben. Schwierige Aufgabe. Ich muss den eigentlichen Bodytext erstellen. Ich muss es in die Newsletter-Software stellen. Eventuell Werbung mit hinzunehmen. Ich muss auf den passenden Artikel verlinken, und ganz schnell ist aus einer kleinen Aufgabe, Newsletter schreiben, eine Riesen-Sache geworden, und mein Gehirn sagt: “No, not today. Das machen wir ein andermal.” Das ist so was, ich nenne das einen Wolf im Schafspelz, der uns heimlich zuwhispert, “Das ist zu riesig, das lassen wir mal”, und die Tipps, die es dazu gibt, die gebe ich gerne an dich weiter, weil dafür bist du der absolute Spezialist. Erinnerst du dich noch?

Mike: Und ich wette, du meinst das Thema Checklisten.

Andrea: Yes.

Mike: Ja, genau. Also wie gesagt, die Aufgaben wie Newsletter schreiben oder Aufgaben auch wie ein Angebot schreiben, mir die Steuererklärung machen, das sind eigentlich nicht Aufgaben, sondern das sind getarnte Projekte, die aus vielerlei Aufgaben, aus vielen einzelnen Aufgaben bestehen. Und um das vernünftig abhandeln zu können, helfen Checklisten.

Warum ist das so? Nun, ganz einfach, Checklisten bieten eine Art vorgefertigtes Skript, ja? Und ich muss diesen Sachen nur folgen, um mich dann in diesem Mini-Projekt von Schritt zu Schritt zu hangeln. Und das Schöne daran ist, mit jedem Schritt, den ich abarbeite, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass ich die Aufgabe auch zu Ende führe. Jetzt sind wir wieder bei dem gerade eben angesprochenen Zeigarnik-Effekt. Checklisten haben aber auch noch viele andere positive Aspekte. Ich kenne mich deshalb so gut aus mit Checklisten, weil wie heißt es so schön, “Checklists are the ADDer’s best friend”, ja?

Checklisten stellen einfach sicher, dass Sie das wirklich Notwendige tun. Ich meine, stellen Sie sich vor, Sie schreiben ein Angebot und vergessen da drunter zu schreiben, wie lange das gültig ist, oder dass es inklusive Mehrwertsteuer ist, oder was die Zahlungsziele sind. Oder stellen Sie sich vor, sie versenden einen Newsletter, vergessen aber ein Häkchen zu setzen, und es geht an das falsche Segment, oder Sie vergessen die Links zu prüfen, ob die auch so funktionieren, ja? Checklisten helfen Ihnen, dass das Notwendige getan wird. Unsere Arbeit ist einfach so komplex heutzutage, dass man immer versucht ist, die stupiden, einfachen Sachen einfach zu überspringen, weil das Gehirn stupide und einfach gleichsetzt mit unwichtig. Aber es sind gerade die einfachen Sachen wie ein Link, der nicht funktioniert oder das Häkchen, das falsch gesetzt ist, dass uns geradewegs ins Desaster führt. Und Checklisten sind quasi auch ein Check gegenüber dem eigenen Ego. Gerade bei ADD ist das relativ wichtig.

Andrea: Oh, ich kann dir versichern, bei mir ist das auch so.

Mike: Checklisten entlasten halt auch. Ich höre an dieser Stelle häufig von Kunden: “Ja, Checklisten, haaa, öööh, ist so eine Arbeit, die engt mich doch nur ein, die beschneiden die Kreativität, weil wir haben auch viele Kreative als Kunden.” Nun, dem ist nicht so. Es gibt da ein sehr gutes Buch genau zu diesem Thema, ‘Das Checklist Manifesto’ von – ich habe es mir hier aufgeschrieben, kann es aber nicht mehr lesen, Atul Gawande. Ich stelle den Link einfach mit zur Verfügung, so dass man sich dann das Buch anschauen kann. Also ‘Das Checklist Manifesto’. Und der erzählt dort eine ganz interessante Story. Der Doktor Gawande ist eigentlich Chirurg, und er hat das vor dem Hintergrund, vor dem medizinischen Hintergrund geschrieben, dieses Buch, und deshalb drehen sich viele Beispiele auch um Szenen im Operationssaal. Und er ist auch bei Chirurgen halt auf diesen Widerstand gestoßen, dass Chirurgen gesagt haben: “Aber hier, Chirurgie ist eine kreative Arbeit, ich muss mich on the spot entscheiden, was mache ich jetzt, wie gehe ich vor, das lässt sich nicht planen, da hilft mir keine Checkliste.” Aber tatsächlich ist es so, dass man mit Tests herausgefunden hat, dass alleine durch Checklisten bis zu 36% der Todesfälle im OP vermieden werden könnte.

Andrea: Eins kann ich dir sagen, bei meiner nächsten OP werde ich hingehen, den Arzt fragen, ob er eine Checkliste hat.

Mike: Ja. Warum ist das so? Nun, Checklisten stellen einfach sicher, sind wir wieder bei Punkt 1, dass die wichtigen Sachen getan werden, dass zum Beispiel auch die richtigen Blutkonserven da sind, die im Zweifelsfall benötigt werden. Solche einfachen Sachen. Und damit helfen Checklisten einen von diesen gedanklichen Ballasts zu befreien, ja, wo man sich immer im Hinterkopf fragt: “Oh, habe ich jetzt an alles gedacht? Muss ich noch das machen, oder wie ist das damit?” Diese ganze Arbeit wird vom Gehirn weggenommen, was heißt, da ist eine Entlastung da, und diese Entlastung sorgt dafür, dass man eben gerade mehr Raum bekommt für Kreativität. Das heißt, Checklisten verhindern nicht Kreativität, Checklisten fördern Kreativität. Und gerade beim Thema Overwhelm, Angebot schreiben, E-Mail schreiben, helfen Checklisten, dieses Gefühl von Überlastung zu minimieren.

Checklisten fördern auch die eigene Disziplin, stelle ich immer wieder fest, weil dieses einfache Abhaken ist ja eigentlich eine einfache ja/nein Antwort. Und dem ist ganz leicht zu folgen. Jedes Kind kann das. Jeder Fünftklässler kann das. Und weil das so einfach ist, und weil das so konkret ist, steigt da die Wahrscheinlichkeit, dass man halt die Sachen auch tatsächlich fertigstellt. Denn mit jedem Häkchen will man weitere Häkchen machen. Sie kennen das vielleicht von dem Stempel beim Friseur, ja, irgendwann will man die Stempelkarte halt auch voll haben.

Checklisten, ganz klar, sparen Zeit. Ich höre ja oft: “Aber die Checklisten zu erstellen dauert doch lange, und wenn ich Checklisten daneben liegen habe und abarbeiten muss, das ist doch alles mehr Zeit, die ich da verbrauche.” Hmm, wenn man das so betrachtet, ja, dann ist es tatsächlich etwas mehr Zeit. Aber dadurch, dass da Fehler vermieden werden, verhindert man, dass man ständig irgendwo Brände löschen muss. Und das ist die eigentliche Zeit, die gespart wird. Man verhindert oder man vermeidet, dass man hin und her wild springen muss, im Dreieck springen muss, um da eine Baustelle zu schliessen, um da einen Brand zu löschen und so weiter. Das heißt, Checklisten sparen extrem Zeit, und was wir halt auch gerade merken, dank Checklisten wird das Delegieren von Arbeiten leichter. Das heißt, man kann genau rausgeben: “Hier, formatiere mir bitte einen Blogbeitrag und formatiere mir den bitte so und so, wie wir das hier in der Checkliste beschrieben haben.” Die Kommunikation mit virtuellen Assistenten oder Mitarbeitern wird viel einfacher dank Checklisten, und auch das spart natürlich Zeit und sorgt dafür, dass ich mich im Endeffekt nicht so überlastet fühle.

Andrea: Und das vielleicht zum Hintergrund, wie das praktisch abläuft – wir haben Checklisten in Trello abgebildet, das heißt, unser Projektmanagement findet in Trello statt, und dort gibt es einzelne sogenannte Boards für bestimmte Aufgaben. Nehmen wir mal das Thema, was der Mike gerade genannt hat, da gibt es dann einen Board für die Blogartikel, und dort ist eingepflegt, dort ist hinterlegt eine Checkliste für den Mitarbeiter, der diese Arbeit hat, und der kann dann dort nachschauen, weil er natürlich nicht auswendig rezitieren kann, wie denn das bei uns zu gehen hat.

Oder sehr gutes Beispiel ist auch das Thema Website Maintenance, also wann in welchen Abständen muss was geprüft werden, um die Leistungsfähigkeit und Fehlerfreiheit der Website zu garantieren? Das ist dann wie so eine, ich stelle mir das vor wie in so einem Cockpit, das ist vielleicht ein gutes Bild, wie in einem Cockpit, wo man vor dem Start sagt: “Check check check, Systeme laufen, fertig fertig fertig, fehlerfrei, alles in Ordnung.”

Mike: Ja. Übrigens ganz interessante Geschichte. Das Thema Checkliste ist in der Industrie gerade aus dem Cockpit so interessant geworden. Früher, das heißt, in den 30er Jahren, hat man Flugzeuge geflogen ohne Checklisten. Da gab es nicht diese Sachen, die heute so abgehakt werden mussten. Und jeder Pilot konnte sich da reinsetzen, konnte ein paar Knöpfe klicken, und dann konnte er abheben. Aber vor dem 2. Weltkrieg oder im 2. Weltkrieg hat Boeing einen neuen Bombertyp entwickelt, der sehr komplexe Anforderungen an den Piloten stellte. Und bei den ersten Tests gab es halt auch Abstürze, weil die Piloten nicht an alles gedacht haben, und da ist Boeing auf die Idee gekommen, okay, hier sind ein paar Sachen speziell bei unserem Flieger, hier gibt es ein paar Sachen zu beachten mit den Landeklappen, das war speziell, glaube ich. Und da hat man Checklisten erstellt, und die Piloten mussten zunächst bei jedem Start diese Checkliste abarbeiten. Und so hat man dort Unfälle vermieden, und das hat sich so bewährt, dass das schliesslich dann irgendwann in der gesamten Luftfahrt Einzug gehalten hat, und seit, ich glaube, Anfang der 40er Jahre, dann auch Standard geworden ist.

Andrea: Ja. Und das Interessante ist, dass man mit Checklisten, also a) seine Firma steuern kann, das heißt, Wachstum ist möglich darüber, dass man nur dadurch, dass man eine Aufgabe beschreibt, sie auch outsourcen kann. Woher soll ein anderer, ein externer Mitarbeiter, egal ob fest oder frei, wissen, wie er die Aufgabe machen soll, wenn er dafür nicht eine Beschreibung hat?

Zum Zweiten ist es aber auch so was wie ein Qualitätsmanagement oder die Qualitätssicherung, denn es besteht insbesondere die Gefahr, dass wenn man eine Aufgabe schon öfter gemacht hat, man irgendwie instinktiv denkt, ach quatsch, das kann ich ja. Und dann vergisst man was. Bestes Beispiel, auch die größte Superköchin oder der größte Superkoch vergisst irgendwann mal zu salzen. Das ist kein Problem, wenn er das zuhause macht, wenn aber die, wie heißt das noch, wenn Restaurants getestet werden?

Mike: Michelin?

Andrea: Ja! Wenn so ein Tester da sitzt, und das Essen ist schlecht gewürzt, keine gute Geschichte. Das heißt, Checklisten führen auch dazu, dass man seine Arbeit immer weiter verbessert.

Mike: Genau.

Andrea: Ich persönlich liebe es, dass es Checklisten für meine Arbeit in bestimmten Bereichen tatsächlich ausdrucke, sie auch dann irgendwo in so einem kleinen Ordner habe, und wenn es dann mal wieder so ist, dass ich etwas mache, was ich beispielsweise nur alle 2, 3 Monate mache, raushole, draufgucken, fertig, weitermachen.

A propos weitermachen – ich bin damit beim 4. Punkt angelangt, beim nächsten Schritt. Den habe ich genannt: Überblick.

Der vierte Grund, warum sich Overwhelm einfindet, ist fehlender Überblick

Und damit meine ich den Überblick, der wie ein roter Faden in einer Firma agiert. Ein Beispiel, ich habe da ein schönes Beispiel für: Stellen Sie sich vor, Sie wollen einen Garten anlegen. Ist die Frage, welchen Garten? Einen englischen Garten mit gepflegten Rosenstöcken und feinstem Rasen, oder einen chinesischen Garten mit Bambussträuchern, einem Wasserlauf und Kois im Teich? Oder einen Steingarten mit Sukkulenten? Man muss vorher wissen, wie das Endresultat aussehen soll, damit das Ergebnis am Ende einem gefällt, oder wie ich immer so schön sage: “Mike, stelle mir nicht in meinen schönen japanischen Garten einen deutschen Gartenzwerg.” Nichts gegen den Gartenzwerg, das sieht nur schlecht aus. Macht Sinn? Macht Sinn.

Mike: Ich sollte jetzt irgendwas sagen dazu?

Andrea: Das wäre gut gewesen.

Mike: Irgendwie so was, dass ich gar keine Gartenzwerge habe?

Andrea: Na ja. You get my point. Der Punkt ist, dieses Bild, wie eine Firma aussehen soll, das ist natürlich nicht so, dass man das – man kennt diese 5-Jahres-Pläne. Es ist vollkommen ausgeschlossen, in voller Blüte zu wissen, was in 5 Jahren ist. In 5 Jahren hat sich die digitale Welt wahrscheinlich um 100 Jahre verändert. So schnell ist das heutzutage, das geht nicht. Aber es muss klar sein, was für eine Gestalt, also das Bild mit dem Garten sagt das an sich. In welche Richtung will ich gehen, das hat natürlich mit vielen, vielen, vielen Punkten zu tun, die da gegeben sein wollen. Die haben mit dem eigenen Lebensstil zu tun, die haben mit den Kunden zu tun, die man haben will. Die haben damit zu tun, was man verdienen will, wie lange man arbeiten will.

Aber es muss eine Idee vorhanden sein, weil sonst springe ich auf das, was so schön heißt, dieses Phänomen, Bright Shiny Object Syndrome, wo ich sage: “Hmm, da ist das eine, da ist das nächste, da ist das nächste.” Und mittlerweile kriege ich das Gefühl, dass irgendwie alle Unternehmer ADS haben, weil die eine Idee nach der anderen umsetzen, die aber nicht notwendigerweise für ihre Firma dann geeignet ist, was, wenn mal als Unternehmer, als Kleinunternehmer, Solounternehmer wenig Ressourcen hat, echt ein Problem ist.

Mike: Ja, und dann werden die Ideen noch nicht mal umgesetzt, sondern dann bleibt man auf halbem Wege der Umsetzung stehen, weil plötzlich was anderes wichtiger ist.

Andrea: Exakt. Habe ich 93 halbierte Gartenzwerge in meinem japanischen Garten. Super Geschichte. An der Stelle können wir hier tatsächlich nicht alles ausführen, wie man denn zu seinem roten Faden kommt, jetzt in diesem Podcast. Da könnte ich noch gefühlte 93,000 Stunden darüber erzählen, insofern einfach mal hinhören, wenn der nächste Podcast kommt, wir machen dazu sicherlich noch was, und im, wie ich gesagt habe, Powerhouse, auf jeden Fall.

Die fünfte Strategie gegen Überforderung ist Erholung

Okay, damit sind wir beim letzten Punkt angelangt, der Erholung. Und dieser letzte Punkt ist so einer, bei dem ich immer mal wieder versage, komplett versage. Es geht darum, dass wir Erholung benötigen beziehungsweise unser Gehirn, um dem Gefühl von Überlastung wirklich begegnen zu können. Wir müssen uns also selbst pflegen, wir müssen auf uns achten, wir müssen unserem Gehirn eine Sendepause gönnen, damit es überhaupt leistungsfähig und kreativ bleibt. Und damit ist natürlich nicht gemeint, vor dem Fernseher zu versauern. Damit ist gemeint, all das, was Batterien auflädt, also entweder Sport, ein Ausflug ins Museum, ein Kurztrip oder ganz einfach ein Tag auf der Couch mit einem guten Buch. Und ich weiß, Mike, dass du ein paar ziemlich gute Strategien hast zum Aufladen, die du sogar fast täglich machst. Erzähle mal.

Mike: Ja, es sind einige Strategien. Vielleicht greife ich mir ganz einfach eine raus, die ich besonders interessant und spannend finde, weil sie besonders wirkungsvoll ist. Es ist so, dass ich jeden Tag meditiere. Jeden Morgen meditiere ich 15 bis 20 Minuten, und sehr oft, ich hatte es vorhin ja schon angeschnitten, auch zwischen meinen Arbeitseinheiten. Und ich mache das jetzt mittlerweile schon seit, ja, fällt mir gerade auf, eigentlich seit fast 3 Jahren.

Andrea: Ja. Ja, ja.

Mike: Und ich fühle, also es war von Anfang an so, dass ich damit ein sehr, sehr gutes Gefühl hatte. Das war von Anfang an so, dass ich das überhaupt nicht mehr missen wollte, denn die positiven Effekte, die sind ziemlich gewaltig. Und falls jemand immer noch Meditation tatsächlich in die esoterische Ecke stecken möchte, für mich ist Meditation eigentlich nichts anderes, als das psychologische und emotionale Äquivalent zu einer physischen Betätigung. Also es ist das emotionale und mentale Äquivalent zu Sport. Und Sie kennen das genau so, wie Sie auch Ihre Muskeln trainieren müssen, um eine bestimmte körperliche Leistung erbringen zu können, genau so funktioniert das halt auch mit dem Gehirn. Und Meditation hilft dabei, das Gehirn zu trainieren. Warum? Ganz einfach. Sie spüren dabei mehr oder weniger auch unbewusste Annahmen und Glaubensmuster auf, die vielleicht, ich sage es mal etwas allgemein, Ihrem Glück halt auch im Weg stehen.

Denn das Ziel in der Meditation ist es nicht, wie viele glauben, nichts zu denken. Das geht nicht. Also das Gehirn kann nicht nichts denken. Selbst ein Zen-Meister mit 20 Jahren Erfahrung schafft es nicht, nichts zu denken, weil unser Gehirn so nicht konstruiert ist. Aber um was es geht ist es, die Gefühle oder die Gedanken, die dabei hochkommen, einfach zuzulassen und einfach als Beobachter sie willkommen zu heißen und vorbeiziehen zu lassen. Und nicht, wie wir das üblicherweise im Alltag tun, ständig zu beurteilen, was ist denn das, mag ich das, finde ich das toll, oder was ist da? Und wenn ich das so vorurteilsfrei schaffe, ist ein bisschen Training dabei, dann spüre ich damit halt auch ganz schnell meine eigenen Glaubensmuster auf und entdecke, wo ich mir selber im Weg stehe.

Sie werden mit Meditation auch stressresistenter. Ganz einfach deshalb, weil Sie Energie zurückgewinnen. Energie, die Sie vielleicht damit verschwendet haben, Unkontrollierbares zu versuchen, zu kontrollieren. Sie gewinnen mithilfe von Meditation einen innerlichen Abstand gegenüber dem Ding. Ich brauche ja häufig die Formulierung, “Sie kaufen sich Zeit”, denn Meditation hilft Ihnen, die Dinge innerlich anders zu reflektieren, beispielsweise auch in einer Konfliktsituation mit einem Partner, oder in einer schwierigen Situation mit einem Kunden. Sie kaufen sich selbst Zeit, in der Sie die Sache ruhig und vorurteilsfrei betrachten können, sich selber auch ein Stück weit runterregulieren können, und dann ganz anders darauf reagieren können, weil Sie mehr in der Lage sind, Gefühle und Emotionen, die hochkommen, ziehen zu lassen, anstatt, wie es üblich ist, jedes Mal sofort darauf zu reagieren. Und das, was dabei passiert ist, wenn Sie auf Gefühle reagieren, Sie lassen eigentlich nur Ihr eigenes Ego sprechen.

Also Sie gewinnen diese Energie zurück. Sie gewinnen Kraft. Und Sie kommen letztendlich auch mit Veränderungen leichter klar, und gerade als Unternehmer ist es ja so, dass Sie permanenten Veränderungen ausgesetzt sind. Du hast ja vorher gesagt, die digitale Welt, alles verändert sich permanent, und es ist nicht immer so leicht, dieses Gefühl, das ja auch bei Overwhelm oder bei Überfrachtung eine Rolle spielt, “Ich kann da überhaupt nicht mehr mithalten.” Auch das ist etwas, wobei Meditation mir sehr gut hilft, und gerade bei ADS ist dieses, “Oh, das wird mir jetzt zuviel”, dieses Gefühl sehr stark ausgeprägt. Und das Schöne an Meditation für mich ist, so ganz nebenbei, Sie haben so ein Anti-Stress-Werkzeug für die Hosentasche zum Mitnehmen. Weil Sie können letztendlich überall meditieren, selbst im Shoppingcenter kann man meditieren. Natürlich setzt man sich dann nicht hin im Schneidersitz und sagt, “Om”, aber man kann zum Beispiel meditieren, indem man ganz einfach nach unten schaut und einfach nur das Gefühl spürt, wie sich das anfühlt, wenn die Füße auf dem Boden abrollen. Wenn man seine Aufmerksamkeit auf diese Dinge lenkt oder auf die Atmung lenkt. Das sind alles Sachen, die einem dabei helfen, auch in einer Situation schnell runterzukommen.

Andrea: Also ich bin dafür, du machst mal einen Podcast zum Thema Meditation. Ich bin der festen Überzeugung, dass unheimlich viele das gerne hören würden.

Mike: Ja. Und den Tipp würde ich gerne noch sagen, wer jetzt vielleicht ein bisschen auf den Geschmack gekommen ist, ich kenne leider kein gutes deutsches Buch, aber das Buch, mit dem ich eingestiegen bin, das ist das Buch ‘Power of Meditation”, das ist ein 28-Tage-Meditationsprogramm von Sharon Salzberg. Wie gesagt, ich habe es leider nicht auf Deutsch gefunden, aber wer des Englischen mächtig ist, ist eine hervorragende Einführung in Meditation, auch mit geführten Meditationen für den Anfang, und so habe ich meinen Weg in dieses Thema reingefunden.

Zusammenfassung

Andrea: Okay. Damit sind wir am Ende angelangt. Ich wiederhole noch mal die 5 Punkte, die wir genannt haben.

Punkt Nummer 1: Mit einem Timer arbeiten, um die Selbstzweifel, die also immer dann in uns hoch kriechen, wenn wir was Neues machen, wenn etwas Kreatives zu tun ist, im Zaum zu halten.

Strategie Nummer 2: Sich ganz gezielt Informationen zu den Dingen zu holen, wo uns das Wissen fehlt, um einfach diese Anfangsträgheit zu überwinden und in Flow zu kommen.

Strategie Nummer 3: Checklisten anfertigen für all die Dinge, die wir nicht so oft tun, oder die sich unnötig schwer anfühlen, oder die einfach eine gewisse Regelmäßigkeit haben, um sicherzustellen, dass sie gut passieren.

Strategie Nummer 4: Einen langfristigen roten Faden dafür haben, wie die eigene Firma aussehen soll, weil damit viele Dinge wegfallen, man den Überblick behält, man weiß, was man nicht tun sollte, und was man unbedingt tun muss.

Strategie Nummer 5: Die eigenen Batterien aufladen und dem Gehirn Erholung gönnen, beispielsweise durch Meditation.

Okay. Noch ein Hinweis: Auf der Website zu diesem Podcast findet ihr jede Menge Ressourcen, also Artikel, die wir dort hinstellen zu diesen Themen. Der nächste Podcast findet in 14 Tagen statt. Weißt du schon das Thema?

Herzlichen Dank, dass Sie dabei waren. Hat uns viel Spaß gemacht.

Mike: Bis zum nächsten Mal.

Andrea: Bis zum nächsten Mal. Tschüss!

Mike: Tschüss!

Ressourcen zu diesem Podcast

Bücher und Autoren, die wir erwähnen: 

Das Checklist Manifesto von Atul Gawande auf Amazon.de.

Real Happiness von Sharon Salzberg auf Amazon.de. 

Breakthrough Advertising von Gene Schwartz auf Amazon.de.

 

Und diese drei Artikel auf Passion&Profit:

Zum Zeigarnik Effekt auf TelefonArt: Versuchen Sie das nur, wenn Sie etwas zu Ende bringen wollen.

Zum Thema Timer hier auf Passion&Profit: Als Selbständiger die Produktivität steigern. Die Timer Technik

 

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Mike Lekies

Hallo, ich bin Mike, Business-Coach und -Stratege mit 24-jähriger Verkaufserfahrung. Ich liebe es, Neues zu probieren und Unbekanntes zu entdecken. Ich glaube, dass man sich Neugier ein ganzes Leben lang bewahren sollte. Folgen Sie uns auf Pinterest

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