Viele Produktivitätstipps haben das Potenzial, dass ich mir Zahnstocher unter die Fingernägel schieben möchte. „Schaffe Struktur!“ „Plane vorher!“ „Setze sinnvolle Ziele!“
Da sind wir Nicht-Produktivitätsgurus geneigt, unser ergrauendes Haupt in Ehrfurcht zu senken und zu hauchen: Wie konnten wir das übersehen …
Der Punkt ist: Würden offensichtliche Tipps á la „iss weniger & bewege dich mehr“ bei uns Gestressten, ADS geplagten und „auf fünf Baustellen tanzenden“ Menschen wirken, gäbe es keine Produktivitätsgurus mehr.
Wenn wir wissen, was wir tun sollten und tun es nicht, gibt es dafür normalerweise handfeste Gründe. Einige kann nur ein guter Therapeut (oder Coach 😉 ) auflösen.
Deshalb – hier unserer besten Produktivitätstipps für den Arbeitsalltag Selbständiger, ohne dass Sie gleich auf die Coach müssen.
Die größten Engpässe als Business-Inhaber auf dem Schirm haben.
Es streckt die Füße unter unseren Tisch und wartet nur darauf, dass wir die besten Krumen unserer hart erarbeiteten Mahlzeit herabfallen lassen.
Dann stürzt es sich darauf.
Und weg ist ein Arbeitstag.
Und noch einer.
Ohne dass wir vorangekommen sind. Die Rede ist vom Angestellten-Gremlin.
Hier ist der Punkt: So lange wir angestellt sind, leben wir in einer Art Ja-Kultur. Wir leben in der Haltung, dass wir die Bitten, Erwartungen und Anforderungen, die andere an uns stellen, erfüllen müssen.
Schnell, pünktlich und ohne lange darüber nachzudenken.
Denn Nachdenken ist nicht unbedingt immer nötig. Es kommt stark auf die Berufsgruppe an, ja. Aber grundsätzlich sagt ein Chef, wo es langgeht.
Im Arbeitsalltag Selbständiger ist das nicht mehr der Fall.
Wir sind plötzlich alles in Personalunion:
Marketing-Spezialistin. Buchhalterin. Technik-Freak. Verkaufs-As.
Sie sind für das Facility-Management und das Catering zuständig.
Sie müssen kurz-, lang- und mittelfristige Firmenpläne erdenken und umsetzen …
Eine Menge. Sind wir jetzt immer noch bereit, alle Anforderungen, Bitten und Fragen, die andere an uns stellen (sofort) zu beantworten, haben wir ein Problem. Wir kommen nicht zu den wichtigen Dingen in unserem Business.
Weshalb sich unser erster Tipp für den Arbeitsalltag Selbständiger genau darum dreht:
Tipp #1: Ja sagen – wozu?
Werden Sie wählerischer bei den Dingen, zu denen Sie ja sagen. Betrachten Sie jede einzelne Sache und fragen Sie sich:
In welcher Weise bringt das mein Geschäft voran?
Wie hilft das meinen Kunden oder meiner Beziehung zu meinen Kunden?
Wenn ich das tue – was kann ich nicht tun und was sind die Kosten, wenn ich dazu Ja sage?
Denn uns fehlt nicht nur die Zeit, alles zu tun, was uns gefällt. Wir haben nicht die Energie dafür. Deshalb benötigen wir zwei Arten von „Management“.
Schlaues Energiemanagement.
Nicht jede Stunde des Tages hat denselben Wert in Bezug auf persönliche Energie und Produktivität. Wir müssen lernen, unsere Energie zu managen. Das bedeutet: Anspruchsvolle Aufgaben in Hochenergiephasen erledigen und leichtere Aufgaben, wenn die Energie nachlässt.
Ein Beispiel:
Die Sommer können bei uns hier auf Zypern sehr warm sein. Deshalb habe ich mittlerweile einen Sommer- und einen Winterrhythmus, was meine Arbeit angeht.
Das heißt, im Sommer stehe ich gegen 5:30 Uhr auf und starte früh. In dieser Zeit erledige ich normalerweise Dinge, die mit Contenterstellung zu tun haben. Newsletter schreiben, Entwürfe für Video-Skripte oder Artikel erstellen oder auch Planung von Aktionen.
Gegen Mittag mache ich häufig eine längere Pause.
Am Nachmittag sind es dann Calls in unserer Powerhouse Academy.
Einige Produktivitätstipps wirken bei einigen Menschen großartig – bei anderen nicht. So wie manche Menschen mit einer Ernährungsweise á la Keto prima zurechtkommen – andere nicht.
One size fits all ist nicht gut bei Kleidung. Nicht gut bei Ernährung – und auch nicht bei der Produktivität. Und das bedeutet: Probieren Sie aus, was für Sie passt.
Schlaues Zeitmanagement.
Wir leben lange mit dem Gefühl, dass unsere Lebenszeit unendlich ist. Verständlich, denn ständig unser Ende vor Augen zu haben ist auch nicht die Lösung.
Doch jede Minute unseres Arbeitstages, die verstrichen ist, kommt nicht wieder.
Ein schlauer Geschäftsmann sagte einmal zu mir: Das teuerste Produkt ist ein Hotelzimmer, das nicht gebucht wurde.
Ähnlich ist es mit unserer Zeit. Sie vergeht und wir sind keinen Zentimeter vorwärtsgekommen. Deshalb ist es so wichtig, dass wir uns fragen, was die wichtigen Dinge in unserem Business sind.
Und wie wir sicherstellen, sie zu erledigen – notfalls auch, indem wir sie outsourcen.
Denn wenn wir uns auf die Dinge konzentrieren, die lukrativ sind und
Denn das gibt mir erst die oft gepriesene Freiheit als Unternehmer.
Schlaues E-Mail Management.
Dieser Tipp gehört ganz sicher auch in die Rubrik: Selbststeuerung. Denn es ist nicht leicht, etwas nicht zu tun, was wir uns angewöhnt haben. Wahrscheinlich ohne dass wir es bemerkt haben, dennoch.
Wenn wir während unserer Arbeit E-Mails abrufen oder andere digitale Devices, reißt uns das aus der Aufgabe heraus und wir benötigen durchschnittlich 23 Minuten, um wieder bei der Sache zu sein.
Mehr in dieser Studie.
Deshalb legen Sie fest, wann und wie oft Sie am Tag Ihre E-Mails checken. Und halten Sie sich daran. Das ist zu Beginn eine Umstellung – aber Sie werden Ihr Leben sehr viel mehr mögen, sobald Sie es konsequent tun.
Falls Sie es nicht schaffen, fragen Sie sich: Ist hier ein Upper-Limit Problem am Werk?
Wir müssen lernen, unsere Zeit zu verwalten wie ein Vermögensverwalter, der ein fremdes Vermögen betreut – und darüber Rechenschaft ablegen muss.
Wenn Sie es leid sind, alleine zu gehen ...
Für viele Fragen als Business-Inhaber gibt es keine Kurse und auch keine FAQ’s. Deshalb haben wir eine Community aufgebaut, wo Sie genau die Dinge ansprechen können, die Ihnen wirklich am Herzen liegen.
Tipp #2: Produktiv von kreativ trennen.
Dieser Tipp ist von Walt Disney inspiriert, der empahl: Schaffen Sie getrennte Arbeitsbereiche.
Ein Bereich für die fokussierte, mehr betriebsame Arbeit.
Ein Bereich für kreative, strategische, planende Arbeit. Denn dabei werden andere Hirnareale gefordert. Und wir helfen diesen Hirnarealen, ihre Arbeit zu tun, indem wir eine andere Umgebung zur Verfügung stellen.
Wenn Sie das in Ihrer Arbeitsumgebung realisieren können (und wollen) – großartig!
Doch nicht jeder hat diese Möglichkeit.
Es gibt dennoch einige Strategien, um diesem Unterschied der Aufgaben – und die Unterstützung unseres Gehirns – gerecht zu werden.
Hier unsere wichtigsten:
Batching von Aufgaben.
Ich nehme eine Aufgabe, die ich immer wieder durchführe (Newsletter schreiben, Artikel optimieren, Texte von Kunden überarbeiten) und erledige davon mehr als nur eine Einheit. Von einem durchschnittlichen Newsletter kann ich sechs bis acht am Stück schreiben.
Sind es größere Aufgaben wie einen Artikel zu optimieren, sind es wahrscheinlich nur zwei bis drei.
Doch es geht schneller, als jedes Mal neu zu starten, weil ich in den Flow komme. Hinzu kommt: Der Druck, den man verspürt, weil man denkt, das mache ich sowieso nicht gut, schnell, perfekt? Den haben wir nicht jedes Mal …
Batching macht die Arbeit sehr viel leichter und schneller. Versuchen Sie es.
Timeboxing schafft Geschwindigkeit.
Es klappt bei mir selbst. Und es klappt mit meinen Coaching-Klienten. Die Rede ist vom Timeboxing. Und das bedeutet es …
Normalerweise gilt für das Erledigen einer Aufgabe „es dauert, so lange es dauert“. Außer, wir erwarten Besuch in einer halben Stunde und das Haus sieht aus, als hätte eine Bombe eingeschlagen, weil zu den zwei eigenen Katzen drei weitere zu Besuch waren – unangemeldet und uneingeladen.
Stellen Sie einen Timer, wenn Sie sich hinsetzen und an einer Sache arbeiten wollen. Und erleben Sie, wie viel schneller und fokussierter Sie Dinge erledigen.
Und weil diese Technik so wichtig ist (und es noch eine V.I.P. Version davon gibt ;)), haben wir einen ganzen Artikel dazu: Video: Als Selbständiger die Produktivität steigern: Die super-wirksame Timer-Technik
Blockplanung gibt Freiheit.
Wenn Sie immer wieder Schwierigkeiten haben, Prioritäten sinnvolle zu setzen, versuchen Sie Blockplanung. Es ist eines der wirksamsten Mittel, die Mike im Zusammenhang mit seinem ADS nutzt.
Hier mehr dazu: Video: Produktiver als Solopreneur: Mit Blockplanung.
Woran sollten Sie jetzt in Ihrem Business arbeiten?
Beantworten Sie die Multiple-Choice Fragen und erfahren Sie in der ca. 8-seitigen Auswertung, WO das größte Potenzial oder Engpässe in Ihrem Business sind.
Tipp #3: Selbststeuerung lernen.
Dieser Punkt ist der schwierigste. Für viele Menschen, mich eingeschlossen. Denn viele Menschen haben Selbststeuerung nicht gut gelernt. Selbststeuerung hat insbesondere damit zu tun, dass wir sich widersprechende Gefühle und/oder Unsicherheit aushalten müssen.
Denn wir wissen die meiste Zeit NICHT zu 100%, ob diese Sache, die wir da tun, auch von Erfolg gekrönt ist.
Unsicherheit.
Oder ob es so weitergeht.
Unsicherheit.
Oder ob wir das gut machen.
You get my point.
Und mit Unsicherheit umzugehen ist schwer.
Deshalb ist es so wichtig, dass wir Methoden zur Selbststeuerung oder Selbstregulation erlernen. Hier mehr dazu: Überforderung im Business: 5 Wege, den Spark zurückzuholen
Hier einige der wichtigsten Bereiche, in denen gute Selbststeuerung uns dabei hilft, den Arbeitsalltag Selbständiger produktiver zu gestalten.
Ein Arbeitszeit-Ende setzen.
Dieser Tipp fällt in die Abteilung: Ein Leben haben – ähnlich wie der E-Mail Tipp in #1. Denn die meiste Zeit arbeiten wir ohne ein festes Zeit-Gerüst. Wir starten, wenn wir wach sind.
Und wir hören auf, wenn wir müde sind.
Doch wenn Sie eine Endemarke haben, werden Sie automatisch schneller.
Die Zeit vor dem Urlaub, wo Sie wussten, Sie haben nur noch 5 Tage und mussten ein paar Berge versetzen? Genau das ist eine Endemarke.
Endemarken wirken auf unsere Produktivität Wunder, weil wir nicht schummeln können. Da ist kein Ausweg, ähnlich wie in der Schule bei der Klausur. Zeit um ist Zeit um.
Und unser Gehirn nimmt diese Herausforderung an. Gerne sogar.
Accountability bedeutet zu sich selbst zu sagen: Du willst es tun, also tu es. Jetzt.
Die drei wichtigsten Dinge zuerst …
Schuldig im Sinne der Anklage. An diesen Punkt muss ich mich selbst immer wieder erinnern. Und ich fühle, wie Widerstand in mir hochsteigt, wenn ich ihn irgendwo lese.
Denn wir wollen uns nicht festlegen, falls uns nicht „danach“ ist.
Wir wollen frei sein, zu entscheiden.
Und das sind wir. Wir können frei entscheiden, an welcher Stelle unser Umsatz ist oder unser Kontostand und dann arbeiten, wenn uns die Muse küsst. Das ist in Ordnung.
Und so funktioniert die „drei wichtigsten Dinge“, wenn Sie der Sache eine Chance geben wollen:
Sie wählen die drei wichtigsten Aufgaben für einen Tag von einer To-do-Liste. Ideal am Abend zuvor. Ich markiere sie mit einem bunten Textsurfer. Dann starten wir. Und dann haben wir oft noch so viel Zeit, dass wir entweder noch mehr schaffen.
Oder uns einen entspannten Rest-Tag machen können.
Beides ist gut.
Anstatt nichts von den Dingen auf meiner To-do-Liste erledigt zu haben, nehme ich lieber die drei.
Sind Sie dabei?
Die nächste Aufgabe, den nächsten Schritt vorbereiten.
Sie kennen vielleicht den Tipp, mitten in einem geschriebenen Satz den sprichwörtlichen Stift fallenzulassen. Und das hat einen ganz einfachen Grund: Wir wissen EXAKT, wo wir am nächsten Morgen erneut starten müssen.
Kein verzweifeltes auf den Monitor starren, während wir uns zuflüstern: Ich weiß nicht, wo ich anfangen soll.
Sie können also mitten in der Arbeit stoppen, wenn das Ihr Ding ist und haben einen perfekten Cliffhanger (so der wissenschaftliche Begriff, es gibt Forschungen dazu. Ernsthaft. Deshalb hören wir nicht auf, Netflix Serien zu schauen.)
ODER – Sie schreiben sich möglichst granular den ersten oder nächsten Schritt einer Aufgabe oder eines Projektes auf. Videos drehen? Schreibe die Überschrift des Skripts.
Workshop vorbereiten? Sammle Ideen.
Etwas zu beginnen ist immer das schwerste an einer Aufgabe. Aber wenn wir uns dazu überlisten können den ersten Schritt zu machen, wird alles leichter. Alles was Sie tun müssen ist den ersten Schritt zu skizzieren.
Und dann lassen Sie ihn stehen für den nächsten Arbeitstag. Es wird Ihnen dabei helfen, sich wieder an die Aufgabe zu setzen und öffnet einen Open Loop. Diese Sache funktioniert. Denken Sie an Netflix.
Zusammenfassung
Der Arbeitsalltag Selbständiger ist anders, als wir ihn uns vorgestellt haben. Er besteht überwiegend daraus, dass wir uns selbst dazu bewegen die Dinge zu tun, von denen wir denken, dass sie unsere Ziele sind.
Oder unsere Wünsche. Und das ist oft nicht leicht, auch wenn es unsere Ziele und Wünsche sind. Aber leicht ist es eben auch nicht, wenn wir stunden- oder tagelang in Chaos versinken und nicht sehen, dass wir einen Meter weitergekommen sind.
Deshalb geben Sie nicht auf, wenn Sie bemerken, dass Ihre Produktivität noch nicht da ist, wo Sie sie gerne hätten.
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