Kunden ablehnen: Warum, wie und weshalb … eine Mini-Anleitung

von , zuletzt aktualisiert am 04. Dezember 2018

Einen Kunden ablehnen … undenkbar. Zumindest in der Anfangszeit als frischgebackener Firmeninhaber, oder?

Und warum auch.

Der Business-Himmel hängt voller Geigen und Sie freuen sich darüber, sich bei Ihren Aufträgen austoben zu dürfen.

Noch.

Denn die Lösungen von heute sind immer die Probleme von morgen …

Sie bemerken es daran, dass Sie unmerklich etwas weniger Spaß an Ihrer Arbeit haben

Dass Sie etwas weniger motiviert sind. Und etwas gereizter reagieren. Höchste Zeit also, eine kleine Kurskorrektur einzuleiten.

Sind Sie dabei? Wunderbar …

#1 – Drei Gründe, warum Sie Kunden ablehnen müssen, wenn Sie wollen, das Ihr Business wächst

Um das zu erklären muss ich etwas ausholen: Wenn Sie starten, haben Sie nur wenige Vorstellungen davon, wie Ihr Geschäft funktionieren soll. Sie legen los. Sie sind eine Weile vollkommen inspiriert von all dem Neuen, das auf Sie einströmt.

Und das ist gut so.

Doch irgendwann strömt mehr und mehr auf Sie ein. Sie entdecken mehr und mehr, dass scheinbar wichtig ist. Oder doch nicht so wichtig?

Kurzum: Sie bemerken, dass Ihre To-Do-Liste länger ist, als Ihr Tag.

Waren Kunden anfangs noch großartig, no matter who, legt sich die Begeisterung proportional zu der Erkenntnis, dass auch diese Liebe einen Alltag hat.

Und das kennen Sie … der Alltag benötigt Regeln, sonst geht die größte Liebe zugrunde.

An dieser Stelle ist Ihre gesamte Führungskompetenz gefragt und sie müssen sich, womöglich erstmalig, als Boss in Ihrer Firma zeigen.

Sie müssen

  • festlegen, was Sie bereit sind bei Ihrer Arbeit zu tun – und was nicht.
  • Wissen, wann ein bestimmtes Verhalten für Sie nicht mehr akzeptabel ist – und wie Sie in dem Falle verfahren werden.

Und das sollten Sie schriftlich festhalten.

Ja, ich weiß. Zu all der Komplexität beim Businessaufbau komme ich jetzt noch mit so etwas. Und ich verstehe Sie.

Doch diese Sache kann sich zu einem Bumerang entwickeln, der äußerst negative Auswirkungen auf Ihre Firma haben kann. Sie können sich das Ganze leichter machen:

Schaffen Sie sich für das Thema eine handelsübliche Kladde an und schreiben Sie stichpunktartig auf, was Ihnen einfällt. Beispielsweise unter dem Schlagwort „Kundenhandling“:

  • Keine Arbeit am Wochenende.
  • Zusatzarbeit wird auch zusätzlich vergütet.
  • Höflichkeit im Umgang etc.

Alternativ können Sie elektronische Notizen machen, beispielsweise in Trello. Mike & ich haben ein Bord mit dem Namen „Systeme“. Dort kommt erst einmal relativ ungefiltert hinein, was zu dem Thema im Arbeitsalltag auftaucht.

Bei einer unserer regelmäßigen Besprechungen klären wir strittige Punkte endgültig.

Wenn Sie Kriterien für eine Zusammenarbeit gefunden haben, müssen Sie diese lediglich leben.

Ich spreche bewusst nicht von kommunizieren, denn Papier und Worte sind geduldig.

Natürlich ist es sinnvoll, Grundregeln, beispielsweise in einer Coaching- oder Trainingsvereinbarung zu notieren. Doch wenn Sie Ihre Regeln nicht selbst leben, wird das nicht viel nützen.

Und hier haben Sie die drei Gründe, warum Sie Kunden ablehnen müssen, wollen Sie das Ihr Business wächst.

Nummer 1: Sie bewahren Ihre Motivation.

Sie vermeiden, mehr und mehr „genervt“ zu sein von zunehmend „dreisteren“ Kundenwünschen, indem Sie Grenzen setzen. Und diese Grenzen sind wohl überlegt und gelten ständig.

Denn Ihre Kunden können nicht wissen, dass eine Anfrage unpassend ist, so lange Sie das nicht kommunizieren.

Nummer 2: Sie lernen den richtigen Umgang mit Zeit.

Sie müssen nicht mehr jedes Mal neu darüber nachdenken und entscheiden, wenn Sie über „schlechtes“ Verhalten stolpern. Sie wissen, was passt – und was nicht.

Sie üben den Respekt Ihrer eigenen Zeit gegenüber. Eines der wichtigsten Dinge als Unternehmer. Und glauben Sie mir – niemand wird Ihre Zeit respektieren, wenn Sie es nicht tun.

Nummer 3: Sie gehen den ersten Schritt in Richtung „UnternehmerIn“, weil Sie in Regeln & Systemen denken.

Regeln & Systeme klingen für den einen unnötig, für den anderen grauenhaft. Doch sie sind der Schlüssel, wenn es darum geht, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen.

Und Sie tauschen langfristig das Gefühl von Überforderung durch den Mantel der Klarheit.

#2 – Wie Sie einen Interessenten wissen lassen, dass eine Zusammenarbeit nicht zustande kommt

An dieser Stelle sind wir bei der Frage: Wie sag´ ich´s  meinem Kunden?

Dabei helfen Ihnen einerseits Formulierungen. Und eine neue Sichtweise auf das Thema …

Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Sie sich unwohl fühlen bei dem Gedanken, einem potentiellen Kunden abzusagen. Wenn Sie darin noch keine Erfahrung haben, ist das verständlich.

Doch Sie erweisen diesem Menschen tatsächlich einen Gefallen. Hier ist der Punkt:

Die meisten Anbieter haben nur zwei Kriterien für einen Zielkunden: Puls und Kreditkarte. Doch es ist nicht möglich, jedem zu helfen. Das wissen Sie und das wissen Ihre Kunden.

Wenn Sie

  • Kriterien für eine Zusammenarbeit mit ihnen haben, und
  • Menschen davor bewahren, nicht zu bekommen, was sie sich erhoffen

ist das eine gute Sache.

Sie erweisen diesen Menschen einen Dienst. Wenn Sie die Ablehnung eines Kunden so sehen, wird es Ihnen sehr viel leichter fallen, die Absage zu formulieren.

Und hier zwei Formulierungshilfen:

„Sehr geehrte Frau xxx,

vielen Dank für Ihr Interesse an einer Zusammenarbeit. (Alternativ: Beratung, Beauftragung, an meiner Dienstleistung, einem Coaching, Training etc.)

Nach Prüfung Ihrer Anforderungen muss ich Ihnen jedoch mitteilen, dass eine Beauftragung nicht sinnvoll ist, da dies nicht mein Schwerpunkt ist.

Wenn Sie das wünschen, kann ich Ihnen gerne einen Kollegen empfehlen.

Freundliche Grüße“

 

„ Sehr geehrte/r …,

herzlichen Dank für Ihre Anfrage. Nach eingehender Prüfung muss ich Ihnen mitteilen, dass ich für dieses Thema nicht die geeignete Ansprechpartnerin bin.

Insofern danke ich Ihnen für Ihre Mühe, muss den Auftrag jedoch ablehnen.

Gerne empfehle ich Ihnen eine Kollegin.

MFG …“

 

#3 – Ein Tipp für den Fall, dass Ihr Kunde zu dem Thema eine ganz andere Meinung hat

Dieser Fall kommt nicht oft vor. Und er äußert sich dann so, dass jemand es noch einmal versucht.

Womöglich auch mit eher „ungewöhnlichen“ Argumenten. Zuweilen süffisant oder auch auf den sozialen Medien.

Der einfachste Tipp ist da die „Broken Record“ Technik.

Sie wiederholen – höflich – was Sie bereits gesagt oder geschrieben haben. Und fügen hinzu: Wie ich Ihnen bereits mitgeteilt habe …

Wenn jemand nicht bekommt, was er oder sie haben möchte, fühlt sich das zunächst einmal nicht besonders gut an.

Hinzu kommt, Kunden sind es nicht gewohnt, dass jemand nicht „händeringend“ an sie verkaufen will. Manche denken, das wäre ein Schachzug, sein Angebot interessanter zu machen.

Lassen Sie sich davon nicht beirren.

Zusammenfassung

Kunden ablehnen müssen wir als Selbständige lernen. Es ist tatsächlich einer der entscheidenden Schritte auf dem Weg zum Unternehmer und zu Ihrer Positionierung.

Denn es bedeutet, aktiv die Verantwortung zu übernehmen für das Business, das Sie bauen wollen. Mit den Kunden, für die Sie die beste Leistung bieten. Und das schließt nun einmal nicht alle Menschen mit ein.

Das ist zwar nicht immer einfach – aber es ist Teil der Freiheit als Unternehmer.

 

Sie haben Lust bekommen, sich das Leben als Einzelunternehmer noch mehr zu erleichtern? Wir hatten es gehofft … Mehr Spaß als Solo Unternehmer: Drei Listen zur Freiheit … ist die passende „Droge“ 😉

Andrea Lekies

Hallo, ich bin Andrea und habe Passion & Profit 2012 ins Leben gerufen. Ich bin der Nerd, der lieber über Verkaufen & Businessaufbau schreibt, als shoppen zu gehen. Aber die meiste Zeit treffen Sie mich in unserer Unternehmer-Community Powerhouse...Folgen Sie uns auf Pinterest

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