Kundenanfragen zeitsparend organisieren: 9 einfache Tipps

Kundenanfragen zeitsparend organisieren ist für viele Solo-Unternehmer der schnellste Weg zu mehr Umsatz.

Warum?

Wenn es mit Ihrer Firma vorangeht und mehr Anfragen potentieller Interessenten hereinkommen, verbringen Sie damit viel Zeit. Sie müssen organisieren, antworten, reagieren.

Doch nur ein Bruchteil dieser Anfragen mündet in einem Auftrag.

Sie verlieren also Zeit, die Ihnen für andere wichtige Dinge fehlt.

Falls Sie noch nie darüber nachgedacht haben, wie Sie Anfragen von Kunden zeitsparend abwickeln, hier unsere Tipps.

Kundenanfragen zeitsparend organisieren: Das erste System in Ihrem Business

Falls Sie noch nicht über Systeme nachgedacht haben, oder Sie angesichts der Vorstellung bereits „rot“ sehen – keine Sorge. Systeme sind im Kern nichts anderes als Checklisten.

Manche sind komplexer und spiegeln Abläufe wieder, sind dann ein Workflow.

Systeme bringen Ihnen in der Folge sehr viel: Mehr Geschwindigkeit, mehr Sicherheit, bessere Qualität und in der Folge mehr Umsatz. Insbesondere dann, wenn Sie sie als Grundlage für das Outsourcing von Arbeit verwenden.

Doch wie viel System benötigt eine kleine Firma?

Das hängt davon ab, in welcher Branche Sie tätig sind und welchen Grad der Automatisierung Sie wollen. Doch selbst mit Mini-Systemen können Sie viel bewirken.

Ein Beispiel:

Wollen Sie mehr Wasser trinken und stellen sich jeden Morgen eine Flasche Wasser an den Arbeitsplatz, ist das ein Mini-System.

Wenn Sie noch ein Glas bereithalten und sich einen Timer zur Erinnerung stellen … Sie verstehen.

Systeme ersparen Rätselraten und Diskussionen und helfen, mehr zu schaffen, weil Sie nicht jedes Mal nachdenken müssen.

Die meisten bearbeiten jede Kunden-Anfrage individuell

Was viel Zeit kostet. Und sie betrachten fast automatisch jede Anfrage als ernsthaften Kunden. Was nicht der Fall ist.

Hier sind 9 Tipps, wie Sie das Thema handhaben können:

#1 – Bieten Sie ausreichend Informationen

Vor einer Beauftragung wollen Kunden viele Informationen. Laut Google ist die Kaufentscheidung bis zu 60% gefallen, bevor sie einen Anbieter kontaktieren.

Das bedeutet, wenn Sie falsche oder zu wenig Informationen bereitstellen, kommen Sie nicht in die engere Wahl. Das erste, auf das Kunden treffen, ist Ihre Webseite. Fangen Sie dort an.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Zielkunden finden, wonach sie suchen.

#2 – Erstellen Sie Vorlagen

Erstellen Sie Vorlagen (Templates) für regelmäßigen Schriftverkehr, die Sie lediglich ergänzen. Falls Sie umfangreiche Präsentationen zeigen, erstellen Sie eine Basis-Version, die Sie ausbauen können.

Beispiele:

• Typische Anfragen per E-Mail und von der Webseite.
• Regelmäßige Fragen zu Angeboten.
• Preisanfragen, Kostenvoranschläge, Angebote.

#3 – Lernen Sie, Kaufabsichten zu erkennen

Nicht hinter jeder Anfrage steckt ein ernsthafter Kunde. Um das zu unterscheiden benötigen Sie Erfahrung. Doch mit der Zeit gewinnen Sie Übung.

Eine weitere Möglichkeit: Stellen Sie Qualifizierungs-Fragen.

Hier mehr dazu: 4 Hinweise, ob Sie es mit ernsthaften Kundenanfragen zu tun haben. 

#4 – Bleiben Sie entspannt

Wenn ein bekanntes Unternehmen an Ihre Tür klopft, ist das toll. Doch diese Kunden sind oft zeit-intensiv. Die Entscheidungswege sind länger, Sie haben mehr Konkurrenz. Und die Zahlungsmoral ist oft – speziell.

Überlegen Sie sich vorher, ob Sie bereit, willens und in der Lage sind, das zu akzeptieren. Notieren Sie, mit wem Sie nicht arbeiten wollen. Das gibt Klarheit.

#5 – Machen Sie die Sache dringend

Belohnen Sie eine schnelle Entscheidung eines Kunden. Beispielsweise:

Ich kann Ihnen einen Sommerbonus von x Prozent einräumen, wenn Sie sich bis zum Ende der Woche entscheiden.

Helfen Sie Kunden zu verstehen, dass Sie bei Dienstleistungen zeitliche Limitierungen haben. Beispielsweise:

Ich kann Ihnen in einer Woche einen Termin anbieten, danach bin ich bis zum kommenden Monat ausgebucht.

Geben Sie Kunden einen Grund, sich zu entscheiden. Wenn der Kunde an der Arbeit mit Ihnen interessiert ist, wird er es Ihnen danken.

#6 – Geben Sie ein Appetithäppchen, aber nicht die ganze Mahlzeit

Wenn Sie ein Angebot abgeben oder eine Präsentation halten, geben Sie nicht zu viele Informationen preis. Details über Ihre Vorgehensweise, Meilensteine eines Projektes oder exakte Ausarbeitungen sollten Sie erst verraten, wenn Sie den Kunden erfolgreich akquiriert haben.

Es gibt Kunden und Mitbewerber die so planmäßig Anbieter ausspionieren.

Bleiben Sie skeptisch, bevor Sie alles zeigen.

#7 – Üben Sie Preis-Selbstsicherheit

Wenn ein Anbieter seine Preise nicht sagen kann, klingt das unsicher. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie Ihre Preise berechnen sollen, bedenken Sie folgendes:

Fordern Sie wenig, gewinnen Sie Kunden, die nur auf den Preis achten.Verlangen Sie Preise am oberen Spektrum, müssen Sie Kunden belegen, warum das gerechtfertigt ist. Widerstehen Sie auch bei gewünschten Preisnachlässen für potentielle Folgeaufträge.

Hier weitere Hinweise: 4 Fakten, die das Verkaufen deutlich erleichtern. 

#8 – Stehen Sie zu Ihren Deadlines

Egal wie großartig der Auftrag scheint – nehmen Sie keine Arbeit an, wenn Sie zweifeln, es in der gewünschten Zeit zu schaffen. Manche Kunden versuchen, eine bestimmte Leistung in kürzerer Zeit zu erhalten.

Weil sie denken, dass es dann billiger wird. Weil sie ein Zeitproblem haben, dass der Anbieter richten soll.

Sie wissen, wie viel Zeit Sie für ein bestimmtes Ergebnis benötigen. Falls nicht, verschaffen Sie sich darüber Klarheit.

Sollten Sie dennoch ausnahmsweise einen Kunden mit einer kritischen Deadline haben, dem Sie helfen wollen, verteilen Sie Arbeit um. Er wird angetan sein, wenn er sieht, wie engagiert Sie sind.

#9 – Lernen Sie, Nein zu sagen

Manchmal ist es zu leicht, einen Auftrag anzunehmen. Weil der Kunde drängelt, das Sommerloch drückt, das leicht verdienter Umsatz scheint. Doch es ist nicht gut, jeden Kunden anzunehmen.

Weil Sie sich zu viel Arbeit aufhalsen oder mit Kunden arbeiten, die Sie auslaugen. Sie verlieren die Leidenschaft für Ihre Arbeit, Ihren Fokus und womöglich auch Kunden.

Deshalb müssen Sie Lernen, NEIN zu sagen, wollen Sie das nächste Level in Ihrer Firma erreichen.

Zusammenfassung

Sie jonglieren als Selbständiger oder Freiberufler viele Bälle gleichzeitig. Kundenanfragen zeitsparend organisieren ist ein wichtiger Schritt hin zu weniger Stress. Im ersten Augenblick scheint das mehr Arbeit zu sein.

Doch langfristig profitieren Sie von mehr Zeit – und dem guten Gefühl, alles im Griff zu haben.

Und was könnten Sie jetzt tun? Lesen Sie …

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